Reunião Produtiva

5 regras de ouro para uma reunião produtiva

Você tem reuniões que duram horas a fio e não chegam a lugar algum?

Antes de qualquer coisa, saiba que isso é absolutamente comum, basta você ver com que frequência uma conversa informal toma todo tipo de rumo fora do assunto original. Porém, na hora de ter uma reunião produtiva em que você precisa obter informações de seus funcionários ou do seu chefe sobre algum tipo de processo, isso passa a ser um erro muito sério.

Em uma reunião dessas, você precisa ter muito tato e cuidado para não acabar sendo mal visto ou passar por enxerido. As pessoas normalmente ficam na defensiva quando questionadas e podem ter uma impressão errada do que você está fazendo. Pensando nesse caso, eu levantei 5 regras de ouro para fazer reuniões mais produtivas e organizadas:

1. Planeje até o fim e tenha uma reunião produtiva

Antes de começar a reunião, tenha um roteiro em mãos e por mais que seja muito tentador, evite sair muito do planejado. Quando você convoca uma reunião, você está tomando o tempo de trabalho de uma ou mais pessoas, e nem sempre elas estão felizes por isso. Ter os temas bem definidos e se ater a eles mostra respeito pela pessoa e pelo tempo dela, e demonstra profissionalismo da sua parte. Portanto, é interessante que sua pauta tenha uma previsão de duração de cada atividade a ser realizada na reunião. É claro que sair um pouco do assunto uma hora ou outra não tem problema, inclusive é até bom para criar um clima descontraído, mas sempre tenha foco no tema pelo qual você convocou a reunião e faça uma ata, ou anote tudo em um aplicativo de gestão de tempo.

2. Ouça verdadeiramente

É muito curioso o quão surdos viemos nos tornando ao longo do tempo. Muitas vezes nós conversamos com uma pessoa e ao chegar em casa não lembramos uma palavra do que ela falou. Isso é um hábito humano que pode ter sido adquirido com a evolução das tecnologias, uma vez que quando tudo ao nosso redor fica mais rápido, nosso pensamento também tende a ficar e quando nos damos por nós estamos prestando atenção não no que nosso interlocutor está falando, mas sim na resposta que vamos dar a ele. Para ouvir verdadeiramente as outras pessoas, um exercício saudável é não pensar em nada a não ser ouvi-las.

Quando você para de elaborar a sua resposta enquanto a outra pessoa está falando, você consegue absorver muito mais informações e evita gafes como por exemplo interromper a pessoa com a sua resposta (crime do qual já fui muitas vezes réu, confesso). No mais, em uma reunião produtiva seu interlocutor passa a se sentir importante e apreciado, o deixando mais confortável a continuar a diálogo. Deixe para elaborar sua resposta quando a outra pessoa terminar de falar, e esses segundos de silêncio podem ser recompensados com a informação que fará a diferença no seu negócio.

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3. Sorria

O sorriso é uma micro expressão do ser humano que indica afinidade. É muito comum você sorrir ao cumprimentar uma pessoa nova simplesmente porque ela estava sorrindo para você. Em uma reunião, sorrir cria carisma entre você e o seu interlocutor, e ele passa a ficar mais confortável em dividir o conhecimento dele com você. Procure sempre sorrir e ser simpático, assim as pessoas vão ser contagiadas por isso e será muito mais fácil levar uma reunião produtiva com bom humor.

4. Não faça perguntas difíceis que deixem seu entrevistado constrangido

Essa é a parte crucial da reunião. Se você quer obter informações, é claro que você tem que fazer todo o tipo de perguntas, porém, não existe obstáculo maior a ser enfrentado do que uma pessoa com o ego ferido. Se você fizer uma pergunta acerca de um assunto que o seu interlocutor (e isso vale tanto para o seu chefe quanto para o seu subordinado) não domina ou não sabe responder e deveria, como detalhes do planejamento financeiro, imediatamente ele vai se fechar e entrar na defensiva. Ou pior, vai mentir. É instintivo e muito difícil de controlar.

Fazendo um paralelo com reuniões produtivas, imagine uma criança de 6 ou 7 anos de idade na seguinte situação: ela deveria ter levado o lixo para fora, porém, não o fez. Se você abordar esse ponto diretamente, a criança imediatamente vai tentar mudar de assunto, vai dizer que ninguém a avisou que deveria fazer isso ou até falar que levou sim o lixo para fora e não faz ideia de como ele veio parar dentro de casa de novo. Uma maneira de contornar esse problema, é deixar ela falar quais são as tarefas dela e perceber onde errou. Se você sentir em algum momento da reunião que foi levantado um ponto em que seu interlocutor pode se constranger por não saber responder ou não ter conhecimento sobre esse assunto, não force. Tente obter essas informações com outros funcionários ou por outro meio, dialogue e tente negociar, uma vez que seu entrevistado pode possuir outras informações que você precisa e não vai te dar enquanto estiver na defensiva.

5. Use a regra do silêncio

As pessoas em geral se sentem desconfortáveis com o silêncio. Você, eu, todos nós. Nesse momento, somos capazes de fazer qualquer coisa para quebra-lo, inclusive, continuar falando. É realmente incrível a quantidade de informação que é possível se obter simplesmente fazendo silêncio na hora certa. Eu te desafio, leitor, a aplicar isso ou em casa ou no trabalho e ver você mesmo o resultado dessa técnica. Quando a pessoa terminar de falar, ao invés de fornecer uma réplica, fique em silêncio por 5 ou 6 segundos e veja você mesmo seu interlocutor retomar o que estava falando, muitas vezes apresentando uma informação nova para complementar a sua própria fala. Essa é uma técnica muito utilizada para os casos em que se acha que a pessoa não está falando tudo o que sabe e pode fazer milagres para ter uma reunião produtiva e fluida com seus funcionários.

Durante uma reunião ou encontro, muitos imprevistos podem ocorrer. Entretanto, seguindo essas 5 regrinhas, você já tem uma boa chance de ter reuniões mais produtivas. Para se aprofundar no assunto, recomendo o livro “Como fazer amigos e influenciar pessoas” – CARNEGIE, Dale (52ª edição, Companhia Editora Nacional). Nele são descritos muitos outros princípios de como se relacionar melhor com as pessoas e como ser mais eficiente na comunicação .

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Lucas Xavier

Graduando em Engenharia Elétrica, atualmente trabalha como Assessor de Projetos na Fluxo Consultoria. Já gerenciou projetos de Plantas Arquitetônicas e Mapeamento de Processos.

This Post Has 3 Comments

  1. Gostei! Minhas reuniões mudaram a alguns anos depois ler um livro, Os 10 mandamentos de líder idôneo para o século XXI. Minhas reuniões foram complemente mudadas.

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