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Dimensionamento de Equipe: Como tornar equipes produtivas e reduzir seus custos

O conceito de produtividade é um dos mais difundidos nos livros de Administração Empresarial. Essa produtividade vem necessariamente atrelada a uma boa divisão do trabalho, em que todos os integrantes do grupo têm noção clara de suas funções e trabalham de forma integrada, formando um time.

Em times bem desenhados, não se verão trabalhadores descansando por falta de cobrança ou exaustos por trabalho excessivo. Num caso de sucesso, podemos atrelar a eficiência de trabalho a um processo essencial: o dimensionamento de equipe.

O QUE É O DIMENSIONAMENTO DE EQUIPE?

Simplificadamente, o dimensionamento de uma equipe é o uso correto dos funcionários em seus postos de serviço. O processo garante que não haverá pessoas demais (ou de menos!) na mesma vertente e que haja uma aplicação ótima dos recursos.

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POR QUE APLICAR A METODOLOGIA?

1. REDUÇÃO DE CUSTOS

O cenário do empreendedorismo brasileiro não é fácil. Por isso, a aplicação ideal dos recursos financeiros sempre foi algo buscado nas empresas. Dado que um grande percentual dos custos de uma companhia se dá pelos salários e gastos com funcionários, a sobra de mão de obra é um fator crítico para a eficiência orçamentária.

Um dos fatores que garante o crescimento da empresa é a sua capacidade de investir em si mesma. O Dimensionamento de Equipe garante que as sobras de mão-de-obra sejam minimizadas, e, assim, que não se desperdice dinheiro. Com essa economia, o investimento interno se torna mais viável e o crescimento da marca mais acessível.

2. RAPIDEZ DE SOLUÇÃO

Das grandes vantagens que uma empresa pode oferecer para seu cliente, uma das principais é a solução rápida de seus problemas. O processo produtivo, entretanto, pode ser desacelerado por alguma área com uma equipe mal dimensionada que emperre o andamento das outras.

Por exemplo, imaginemos uma empresa que produz picolés. Nessa empresa, temos 3 macro-etapas. Na primeira, a produção do sorvete, na segunda, a produção dos palitos e na terceira a junção dos dois produtos na forma de um picolé. Se na etapa da produção dos palitos temos poucas pessoas trabalhando, não importa a eficácia das outras, a produção será desacelerada.

Sendo assim, aumentar a quantidade de funcionários de uma determinada área também pode ser algo interessante para a empresa. E essa melhor alocação do capital humano só pode ser atingida com um bom dimensionamento de equipe.

3. AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

Com a realocação dos recursos humanos da empresa, dando mais pessoal a áreas necessitadas e menos a áreas super-dimensionadas, conseguimos atingir o crescimento da produtividade. Além dos benefícios citados nos tópicos acima, o aumento da efetividade dos processos gera, para os administradores, uma visão holística da empresa, que facilita e beneficia as tomadas de decisão.

Diante do apresentado, não restam dúvidas que um bom dimensionamento de equipe é algo benéfico e urgente. Entretanto, como ele é feito na prática?

MÉTODOS DE CÁLCULO

1.ADAPTAÇÃO À SAZONALIDADE

Em qualquer setor, as empresas têm variações durante o ano em seu fluxo de caixa. Peguemos novamente a empresa de picolés como exemplo. Na época de verão, mais picolés serão vendidos do que no inverno.

Sendo assim, com o acompanhamento anual das vendas, conseguimos calcular a taxa de aumento na produção entre as duas épocas. Com essa taxa, conseguimos também dimensionar a equipe necessária para trabalhar em cada época do ano, tendo seu aumento ou diminuição proporcional à essa taxa.

É possível observar a sazonalidade ao longo dos anos na perspectiva mensal.

É possível observar a sazonalidade ao longo dos anos na perspectiva mensal.

2. REUNIÕES

A partir do momento em que se tem uma alta cadência de contato entre o dirigente da empresa com o responsável de cada área, tem-se abertura para o diálogo do tamanho das equipes. Esse diálogo promove o debate sobre a produtividade de cada setor, que, ao ser colocada em cheque, o tamanho da equipe entra em pauta.

3. CONHECIMENTO DO PROCESSO

Quando se conhece o processo produtivo da companhia, fica mais fácil entender os problemas que se passam em cada âmbito. Muitas vezes um etapa do processo produtivo é mais lenta do que as outras naturalmente, e não por falta de equipe direcionada.

Esse Mapeamento de Processos gera uma maior precisão na hora de identificar os problemas de produção da empresa. E, por isso, faz com que a determinação dos maiores e menores gargalos sejam mais assertivos. Gerando, finalmente, um aumento da produtividade.

4. CULTURA DE FEEDBACK

O autoconhecimento dos membros de uma equipe diz muito sobre sua eficácia (ou a falta dela). Quando se tem o hábito de opinar sobre o trabalho de uma área específica ou de um funcionário específico, abre-se espaço para que os pequenos erros de dimensionamento de equipe se evidenciem.

Um setor da empresa amplamente criticado traduz aos olhos do analista que, provavelmente, ele atrapalha o processos produtivo dos demais setores. Dessa forma, gera-se insumos para o feitio de mudanças nas áreas e na realocação do material humano da companhia.

5. USO DE TECNOLOGIAS E ESPECIALIZAÇÃO

No mundo atual, cada vez mais as tecnologias buscam substituir o material humano pelo maquinário. Um bom gestor deve ter o conhecimento de máquinas e equipamentos que substituam ou maximizem os processos internos da empresa. Concomitantemente a isso, deve também ter o conhecimento sobre a aplicação de seus funcionários nesses novos métodos.

Outra estratégia que melhora a produtividade de um time e o dimensiona corretamente é a especialização de seus empregados. Quando se aumenta o conhecimento específico de um funcionário que atua em uma determinada área, diminui-se proporcionalmente a quantidade de funcionários necessários para aquela mesma área.

 

Enfim, nota-se que são várias as vantagens que uma empresa pode atingir ao fazer o dimensionamento de equipe. Vimos também que a saúde financeira e a eficiência dos processos depende, intrinsecamente, desse estudo. Assim, independentemente da companhia, é urgente a implementação desse método.

Entendemos que diagnosticar a própria empresa buscando melhorar seus processos pode ser um desafio. A Fluxo Consultoria, visando atender este problema, oferece o serviço de Mapemento de Processos. Solicite seu orçamento grátis já e nossos consultores entrarão em contato para entender sua situação!

Rodrigo Farina

Consultor de Projetos pela Fluxo Consultoria e Granduando em Engenharia Civil pela Universidade Federal do Rio de Janeiro.

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