Ferramentas De Gestão

Ferramentas de gestão: como aproveitá-las ao máximo?

Conheça os benefícios do uso de ferramentas de gestão para pequenas empresas

Este artigo foi escrito pelo Daniel Belalian em parceria com a Fluxo Consultoria. Você pode encontrar outras publicações do Daniel nas páginas startupms.com.br e ideias.me.

Iniciar um pequeno negócio é um grande desafio e, para obter sucesso, é fundamental possuir organização e boas estratégias colaborativas. Existem diversas ferramentas de gestão de projetos que facilitam essas tarefas, sendo capazes de mudar a forma como você pensa sobre gerenciamento empresarial e te ajudar a coordenar equipes independente do formato ou tamanho do seu projeto.

Como?  Isso é fácil. Existe uma lista de recursos básicos que a maioria dessas ferramentas de gestão pode te oferecer:

  • Prever orçamentos de projetos
  • Distribuição de tarefas aos membros da equipe
  • Agendar prazos de vencimento
  • Supervisionar o progresso do projeto
  • Colaborar com a edição e modificação de documentos
  • Prognósticos
  • Acessar e gerenciar projetos através de dispositivos móveis

Essas ferramentas estão disponíveis em vários formatos e você pode utilizá-las online, em nuvem ou até mesmo comprar os programas. Todas essas alternativas possuem seus prós e contras. Os programas de computador em geral transferem rapidamente arquivos pesados e possuem uma taxa única que é fixa, enquanto as ferramentas em nuvem necessitam inscrição ou cadastro de uma conta, permitindo conectar equipes de diferentes localidades e sincronizar agendas. Isso é possível porque a plataforma pode ser acessada em localidades independentes, de diferentes dispositivos e por várias pessoas simultaneamente.

Como definir a ferramenta de gestão ideal para o seu negócio?

Antes de fazer sua escolha, reflita sobre as necessidades da sua empresa: qual tipo de gestão você precisa? Considere o tamanho de seus projetos, a quantidade de pessoas que terão de acessar a plataforma. Você precisa do acesso por dispositivo móvel? Quanto você está disposto a pagar?

Pensou? Agora, é interessante ler análises de usuários experientes para concluir sua decisão. Aqui estão 3 tipos de ferramentas que podem ajudar sua empresa:

  1. Para compartilhamento de arquivos e edições simultâneas, o Google Drive é uma ferramenta simples, mas de grande qualidade, que permite armazenar 15GB ou mais, se você estiver disposto a pagar uma taxa mensal. Você pode criar arquivos de textos, tabelas e apresentações online e todos eles podem ser editados simultaneamente, as alterações ficam registradas com o nome de cada usuário. Se você usa MacBook, pode usar o iCloud storage gratuitamente com 5GB de memória.
  1. Se você precisa de ferramentas colaborativas, o Clarizen é uma ótima opção. Essa ferramenta de gestão de projeto não necessita de auxílio de TI ou de um servidor para abrigá-la. Por estar em nuvem, é acessível de qualquer lugar e, além disso, possui ferramentas para redes sociais e dispositivos móveis.
  1. Se você já está satisfeito com a gestão de projetos da sua empresa, mas ainda precisa organizar melhor os fluxos de tarefas, o Heflo é a opção ideal. A versão gratuita desta ferramenta permite criar e gerenciar de forma colaborativa seus processos empresariais.

Ferramentas de gestão e estratégia empresarial: juntando o útil ao agradável

Utilizar tais ferramentas com um propósito que vá além da organização do fluxo de informações da sua cadeia produtiva é uma medida inteligente que com certeza trará resultados ainda melhores. Isso quer dizer que não basta implementar um software específico tendo em mente apenas a preocupação em manter todas as planilhas impecáveis: é necessário pensar em uma estratégia que direcione e dê um significado a todas essas informações recolhidas.

Você pode entender mais sobre como alinhar o aproveitamento de seus recursos a um posicionamento específico através do nosso e-book de Planejamento Estratégico!

Um dos pensamentos que norteiam essa organização de forma estratégica é a CRM: Customer Relationship Management, ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Ela corresponde a uma abordagem na qual o cliente é sempre o foco de todo o negócio, e é fácil imaginar como podemos transportar esse princípio para os sistemas de organização: armazenando todos os dados sobre as atividades dos clientes e suas interações com a empresa através dessas ferramentas de administração, o relacionamento com o cliente poderá ser sempre cultivado da melhor forma possível, já que os insumos que indicarão os pontos a serem trabalhados estarão sempre disponíveis.

Quer saber mais sobre como colocar em prática a CRM? Conheça neste artigo sobre relacionamento com o cliente quais são os aspectos mais importantes que devem ser considerados e melhore ainda mais a gestão da sua empresa.

Fluxo Consultoria

Somos um grupo de graduandos da UFRJ que decidiu ir além das salas de aula da mais tradicional Escola de Engenharia do Brasil. Em busca de vivência empresarial e experiência em gestão, queremos nos preparar o quanto antes para o mercado de trabalho. Para isso, realizamos projetos de engenharia com a supervisão dos professores para resolver os problemas de nossos clientes.

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