Controle De Estoque, Finanças Ou Pessoas

Controle de Estoque, Finanças ou Pessoas: Otimizando seu negócio com Banco de Dados

Tudo ia bem, mas o que aconteceu?

No começo tudo é mais fácil! Um caderno de contabilidade ou uma planilha no Excel somado a uma constante atenção é o suficiente para gerenciar seu negócio e controlar o estoque. Fazendo as escolhas certas e mantendo um esforço contínuo, seu empreendimento cresce. Suas horas trabalhadas só aumentam e mesmo assim você perde alguns prazos. As vendas se multiplicam e de repente já não é mais capaz de dizer se há produtos suficientes disponíveis, ou mesmo quantos clientes estão devedores. O que aconteceu?

Tempo e Informação, apesar de intangíveis, são os ativos mais relevantes nas organizações. Na era digital, ter o conhecimento adequado e na hora certa é definitivo. Captação de novos clientes, alcance de novos mercados, diminuição de custos e tudo o que poderia alavancar seus resultados de gestão. Neste contexto, ter um bom sistema de Banco de Dados é essencial para garantir o controle efetivo de estoque, vendas e pessoas.

Entenda a importância de um Banco de Dados

Para quem nunca teve contato com essa definição, pode parecer algo complicado, entretanto, nossas vidas estão inseridas em diversos Banco de Dados. De forma simplificada, é o local onde você poderá armazenar todas as informações importantes do seu negócio. Sua importância pode ser entendida sob 4 aspectos:

1 – Controle Financeiro

Fundamental para realização do Fluxo de Caixa e Controle de Gastos. Nada poderia ser pior do que deixar de receber por não saber a quem cobrar. Talvez apenas contrair dívidas por perder prazos de pagamento. Segundo pesquisas, cerca de 80% dos brasileiros não controlam suas finanças. Saber qual a sua inadimplência, conseguir prever a necessidade de pagamentos futuros ou manter um fundo de contingência, é fundamental. Para isso, é importante ter todas essas informações reunidas em um só local.

Além disso, é possível realizar a emissão de DREs (Demonstração do Resultados do Exercício) e relatórios financeiros. Seja para Gestão por Caixa ou Competência, o sistema amplia a visão dos indicadores e resultados da empresa.

2 – Controle de Estoque

Qualquer erro atrelado à má Gestão de Estoque acarreta inevitavelmente um aumento nos custos. Especialmente o Custo pela Falta de Estoque é muito grave. Além de gerar atrasos, perder-se o lucro das vendas que deixaram de ser efetuadas e denigrem a imagem da marca. Em outras palavras, perdem-se os clientes de hoje e os de amanhã.

Um Banco de Dados permite a aplicação de técnicas de administração de estoque como o MRP(Material Requiriment Planning) que dificilmente seriam possíveis manualmente. Realizando o controle efetivo da entrada e saída de produtos, notas de entregas e ordens de compra ou de devolução. Diferente de sistemas de controle padronizados como o ERP (Enterprise Resource Planning), podem ser personalizados, atendendo as necessidades específicas de cada organização.

3 – Relacionamento com Clientes

Em um mundo que valoriza a exclusividade, ter uma inteligência de informação é fundamental. Surpreender seus clientes com um desconto no dia do seu aniversário é um bom exemplo disso. Esse simples gesto é importante para reter as pessoas mais importantes do seu negócio: os clientes.  

Um Banco de Dados bem nutrido com informações de seus clientes permite o desenvolvimento de uma CRM (Customer Relationship Management).  Essa ferramenta é capaz de alavancar seus resultados, seja através da fidelização ou mesmo prospecção de novos clientes.

4 – Segurança

Centralizar as informações em uma única base diminui o risco de  falhas operacionais, reduzindo perdas de dados que lhe pode ser caros. Elas podem ser evitadas com a elaboração de procedimentos padrão ou com alertas pré-programados. Além disso, é possível a criação de níveis de acesso, restringindo a utilização a quem realmente é necessário.

A segurança também é reforçada, pois o sistema permite um fácil alinhamento das expectativas dos setores do seu negócio. Isso é possível, pois o registro de pedidos e transações não ficarão perdidos em planilhas ou em pilhas de papéis.  

Tempo é dinheiro e Tempo é vida

O cenário em que vivemos é recheado de oportunidades para expansão de mercado ou consolidação de segmentos de clientes. Seja pela realização de algum evento ou aparição de uma nova tendência, fato é que todas oportunidades têm prazo de validade. Mas como estar atento ao que acontece no ambiente externo à sua organização se você perde tanto tempo realizando a sua administração?

Com um Banco de Dados, é possível otimizar o controle de informações, permitindo medir com rapidez os indicadores importantes para seu empreendimento. Dessa forma, você é capaz de focar seus esforços do desenvolvimento de sua equipe, na inovação na prestação de serviços e qualquer ação para alavancar seus resultados. Outro resultado importante é fazer com que os integrantes da sua organização estejam sempre orientados por dados. Isso gera engajamento para o cumprimento das metas gerais e individuais, premiando aqueles que tiverem alto desempenho.  

O tempo empregado com procedimentos operacionais para manter sua empresa rodando é tempo mal investido.

Pensar em Gestão Estratégica de Pessoas é pensar no bem-estar dos colaboradores. Se você pudesse reduzir a carga de trabalho, ou aliviá-la com tarefas que sejam construtivas, isso lhe traria ótimos resultados. Isso porque esse tempo seria ganho com aprendizado, agregando à vida ao invés de perdê-la. O progresso da tecnologia permite que realizemos mais em menos tempo, que pode ser melhor empregado em outras atividades. Estar com pessoas importantes para nós ou se empenhando para desenvolver novas aptidões que ampliam nossas possibilidades são exemplos disso.

Manter os funcionários motivados com o trabalho não é uma tarefa fácil, mas com empenho e dedicação é possível que uma empresa transforme seu capital humano em um dos principais diferenciais entre os seus concorrentes”, afirma o presidente do Sebrae, Guilherme Afif Domingos.

Funcionários satisfeitos geram muito mais resultados, seja para organização como para os próprios clientes.    

Fluxo Consultoria

Somos um grupo de graduandos da UFRJ que decidiu ir além das salas de aula da mais tradicional Escola de Engenharia do Brasil. Em busca de vivência empresarial e experiência em gestão, queremos nos preparar o quanto antes para o mercado de trabalho. Para isso, realizamos projetos de engenharia com a supervisão dos professores para resolver os problemas de nossos clientes.

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