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5 dicas para fazer um ótimo Mapeamento de Processos

mapeamento de processos

Sua empresa com certeza tem rotinas diárias que precisam ser feitas, porém muitas delas ainda não estão totalmente refinadas.

Porém, existe uma ferramenta que pode ser sua aliada neste quesito: O Mapeamento de Processos.

Essa ferramenta permitirá que você tenha o controle das tarefas da sua empresa, quem as faz, como faz e qual a finalidade.

E sabendo da importância dessa ferramenta, separamos 5 dicas que te ajudarão a fazer um mapeamento de processos de sucesso.

Neste post você aprenderá:

1. Por que fazer um mapeamento de processos?
2. Quais as principais técnicas de mapeamento de processos?
3. Como fazer um mapeamento de processo eficiente?

Por que fazer um mapeamento de processos?

No que diz respeito aos processos, baseado na sua definição supracitada, os interesses estão direcionados para a otimização da relação entre entradas (inputs) e saídas (outputs).

Por isso, o objetivo do mapeamento de processos é produzir resultados superiores, consumindo quantidades de recursos inferiores, associando tudo isso a prazos cada vez mais curtos

Para que o bom resultado ocorra, ou seja, atingir o estágio de eficiência, os gestores devem se valer cada vez mais de fundamentos concretos.

homem mapeando processos da empresa

Nesse contexto, é fundamental que haja o monitoramento do fluxo de trabalho de forma constante, comparando as etapas e as atividades com os padrões definidos.

Se, quando analisado, o que é de fato feito se comporta diferente dos modelos de qualidade, há grandes indícios de desperdício de recursos ou produtividade abaixo do potencial esperado.

Conscientes de tais premissas e a fim de atingir a excelência, é fundamental que haja atenção durante a execução e controle das operações, ao passo de conquistar os aspectos abaixo.

  • Menores gastos: mapear os processos contribui para que reduzam o consumo de bens, tempo e capital durante a execução rumo aos resultados da empresa, seja um produto, um serviço ou, ainda, uma decisão;
  • Maior produtividade: empregar técnicas, tecnologia e métodos de organização mais adequados e promover o aprimoramento contínuo das atividades, ampliando volume e qualidade dos os outputs gerados;
  • Melhor gestão do tempo: o auxílio da tecnologia e das medidas de simplificação de processos contribui para que se possa produzir em prazos mais curtos;
  • Comunicação dos processos para outras pessoas: uma estrutura visual dos processos de uma empresa facilita a compreensão do processo sem ter que ler (e tentar compreender) uma descrição narrativa longa;
  • Auxílio na tomada de decisão: o acompanhamento das atividades de perto e a reunião de informações sobre o funcionamento dos processos, permite a tomada de decisões mais aderentes às necessidades da empresa.
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Quais são as principais técnicas de Mapeamento de Processos?

Existem muitos tipos de técnicas de mapeamento de processos, porém, vamos falar das principais e mais usadas.

Técnicas de fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho incluem sequências de tarefas entre pessoas em uma organização ou entre aplicativos de computador.

Eles envolvem mais que apenas processos, eles também ajudam a analisá-los e melhorá-los.

Os vários estágios de um fluxo de trabalho incluem a coleta de informações, modelagem, implementação, verificação e execução de fluxos de trabalho.

Notação de modelagem de processos de negócios (BPMN)

O BPMN é uma das técnicas preferidas pelos especialistas em processos.

É uma linguagem padronizada, ideal para situações em que você precisa detalhar os processos para corrigir erros e exceções.

Embora seja muito popular, se você não é um analista de negócios, o uso dela pode ser um pouco difícil.

Diagramas SIPOC

Os diagramas SIPOC também são chamados de mapas de processos de alto nível.

Eles representam visualmente um processo sem entrar em muitos detalhes.

Um diagrama SIPOC divide o processo nas seguintes seções:

  • fornecedores
  • entrada
  • processo
  • saída
  • clientes
diagrama SIPOC

Como fazer um mapeamento de processos eficiente?

Ciente da importância atrelada à qualidade dos mapeamentos de processos, surge o questionamento: “O que eu devo fazer para obter tais vantagens?”

1. Determine seus objetivos

Dentro de toda uma cadeia de valor da empresa, cada processo possui um objetivo específico a ser considerado em todas as atividades da organização, contribuindo para a consecução de seus objetivos finais.

determinando objetivos

Nesse ponto, precisa-se entender o papel desse processo em questão dentro dos limites de sua atividade: qual é a razão de sua existência?

2. Identifique quais são os resultados do processo

Saídas são as entregas que ocorrem no final de cada processo, são elas que agregarão valor em toda a cadeia produtiva, visando o produto ou serviço final da empresa.

Muitos ficam confusos ao verem os resultados como algo físico e tangível, como uma peça ou um produto.

De fato, os resultados podem ser de vários tipos, como gráficos, dados, tomada de decisão, aprovações e muitos outros.

As saídas do processo estão direcionadas aos seus clientes, ou seja, os indivíduos ou equipes que recebem o resultado.

Nesse contexto, os clientes são de dois tipos:

  • Clientes externos: são aqueles que não fazem parte da empresa;
  • Clientes internos: são aqueles que estão incorporados na organização.

3. Identifique as entradas do processo

Entradas são todos os elementos que são modificados durante o processo para agregar valor à cadeia de produção.

Eles podem ser físicos ou de outras formas, como informações e dados, por exemplo.

Atrelado a identificação das entradas está o conhecimento acerca dos seus fornecedores, os quais são responsáveis por encaminhá-las para o início do processo.

Então, eles podem começar a transformá-los em saídas.

Assim como os clientes, existem dois tipos de fornecedores:

  • Fornecedores internos: são pessoas ou grupos da empresa que fornecem as entradas ou componentes de um processo;
  • Fornecedores externos: são empresas ou indivíduos que fornecem à organização insumos, serviços e matérias-primas.

4. Identifique oportunidades de melhoria

Após o cumprimento das etapas anteriores, ficam visíveis todos os passos do processo, inclusive em que ponto ele está travando, gerando desperdícios ou ocasionando uma má percepção pelos clientes.

Nesta etapa são feitas as alterações nos processos, somente depois de ver e compreender todo o histórico até a finalização, que é quando se pode analisar quais mudanças podem ser implementadas na rotina, além das suas respectivas influências sobre a percepção do valor agregado.

Para escolher as melhorias mais adequadas, pode ser interessante contar com o auxílio de consultores externos.

Esses consultores, além de agregar com o conhecimento técnico e com a habilidade de adequar práticas empresariais aos padrões de excelência, têm experiência e representam uma visão externa à operação.

Durante a implementação, é sugerível a criação de um plano, o qual deve contar não só com as ações definidas, mas é importante que haja a definição de prazo, responsáveis, como ocorrerá cada uma das etapas e deixar claro qual o objetivo de tais alterações. 

5. Documente o processo melhorado

A documentação é crucial para que quaisquer melhorias sejam padronizadas e escaladas no futuro.

Para tanto, pode-se usar o fluxograma e outras ferramentas mais apropriadas, como já citado, para esta documentação do processo e, assim, obter o melhor resultado possível.

A escolha da ferramenta certa também pode ajudar nas etapas de mapeamento de processos.

Algumas possuem recursos que fornecem informações e fluxo aprimorados, transparência, indicadores de monitoramento em tempo real e relatórios de gerenciamento para facilitar a visualização e interpretação.

Conclusão

O mapeamento de processos está além de conhecer a operação e saber as etapas, mas sim envolve agir de forma estratégica a fim de buscar resultados e agregar valor através da melhoria constante da operação.

Desse modo, o mapeamento de processos, quando feito de forma otimizada, proporciona um melhor e mais assertivo conhecimento das atividades da empresa, possibilitando melhores condições para avaliação dos resultados.

Nesse contexto, os conceitos apresentados, assim que aplicados, podem gerar cada vez mais possibilidades de resultados.

Sendo assim, busque fazer tais aplicações na rotina da sua empresa.

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