Ferramentas práticas para quem quer aumentar seus lucros e economizar tempo

Muitos empreendedores de pequenos ou médios negócios, tentando atingir grandes metas de faturamento ou impulsionar seus negócios para o próximo nível, acabam estreitando sua visão no crescimento do volume de vendas ou faturamento bruto do negócio. Porém, em tempos de dificuldade, o verdadeiro diferencial entre as empresas que conseguem sobreviver à tempestade e aquelas cujo barco afunda no meio do caminho é o nível de eficiência empresarial.

Tendo isso em mente, selecionamos as 5 dicas mais importantes para garantir que o seu empreendimento não se torne mais um nas estatísticas, e sim um case de sucesso (com dica bônus no final).

1. Padronize seus Processos

A primeira dica consiste em identificar todas as atividades realizadas frequentemente dentro da firma e mapeá-las, identificando gargalos e pontos de melhora, transformando-os em processos padronizados. Esses modelos servirão não só como um manual dos processos a serem seguidos, mas também uma ferramenta de análise para futuramente torná-los mais eficientes. 

A natureza e forma que esse mapeamento irá tomar na prática depende dos processos a serem descritos. Por exemplo, se ele for um passo a passo que um cozinheiro deve seguir para cozinhar tal produto de uma forma específica, uma simples receita pode servir. Já para casos em que o processo é mais abstrato ou complexo, envolvendo ramificações e entradas externas, o recomendado é utilizar fluxogramas como o exposto abaixo:

Um modelo como este, ou outro que cumpra o mesmo objetivo, de modelar e definir os processos do empreendimento, é essencial para que os colaboradores da empresa padronizem os seus processos, economizem tempo e estresse mental buscando como alguma atividade é feita na empresa, já que tudo está documentado. Além disso, quando todos os funcionários seguem um padrão na realização de suas atividades, o gestor passa a ter um controle mais preciso das entradas, saídas e tempo de duração dos processos.

2. Remova o Não Essencial

“Foque em ser produtivo ao invés de ocupado”. Essa frase do autor e empreendedor americano Tim Ferris é uma síntese perfeita da segunda dica da nossa lista. Ela pode inicialmente ser contra intuitiva, visto que empreendedores frequentemente são pessoas muito ocupadas, porém é essencial quando o assunto é eficiência. 

Te convido, por um dia, a anotar no seu celular quanto tempo você e os colaboradores da sua empresa gastam em atividades relacionadas ao trabalho. Quanto tempo você gasta respondendo email ou mensagens de baixa importância? E planejando produtos que nunca saíram do papel? Ou talvez revisando projetos mais vezes do que deveria? Ou até mesmo aprovando coisas que seus funcionários deveriam conseguir fazer sozinhos?

Grandes chances de que os resultados desse experimento surpreendam de um jeito não desejado e é isso que essa dica busca resolver. Através de um olhar mais focado nos objetivos da companhia, é possível identificar diversas atividades realizadas com frequência que não agregam valor algum ao cliente. Sendo assim é necessário que essas atividades sejam remodeladas ou removidas para que seu consumo de tempo e financiamento seja diminuído, aumentando a eficiência empresarial.

3. Reorganize o Layout da Empresa

Juntamente com a modelagem dos processos da sua firma, e a remoção daqueles desnecessários, caso o seu negócio utilize de um espaço físico, é imprescindível que este seja adaptado para maximizar sua produtividade. Porém mesmo que não tenha, alguns fundamentos dessa dica serão úteis para você, isso porque a base de um estudo de layout é a cronoanálise.

Esta que basicamente consiste em um estudo de tempos e movimentos dos processos da sua empresa, seja do tempo de deslocamento de produtos da fábrica até o estoque ou da logística de cargas do seu galpão. No caso de um espaço físico de trabalho, também é essencial medir fatores como a temperatura, luminosidade e poluição sonora do ambiente, para garantir que este esteja dentro das normas trabalhistas e proporcione aos trabalhadores as condições para que trabalhem com o máximo de eficiência.

Os resultados desse estudo podem indicar que o setor produtivo deve ficar mais próximo do estoque, por exemplo, porém distante do financeiro. Mas também pode indicar a necessidade do redimensionamento de postos de trabalho, conforme os gargalos na linha produtiva forem identificados, assim aumentando a eficiência em relação ao aproveitamento do espaço.

4. Utilize da Análise de Dados

A nossa quarta dica para aumentar a eficiência da sua firma, não é algo que vai afetar diretamente essa métrica, mas vai te possibilitar avaliar a sua atual situação, para que identifique o caminho certo a ser seguido. Afinal, quando não temos meios de medir o nosso progresso, como saberemos se nossas medidas funcionaram?

É aí que entra a análise de dados, a arte de coletar dados dos mais diversos

tipos e natureza, quantitativos ou qualitativos, para serem analisados e auxiliarem nas tomadas de decisões. Para esse fim, podemos agrupar dados de produção ou faturamento já coletados previamente, ou buscar coletar opiniões dos colaboradores sobre o clima organizacional, por exemplo, por meio de formulários.

Em ambos os casos o recomendado é que essas informações sejam armazenadas em um local de fácil acesso aos gestores, normalmente em forma de planilhas. Após esse agrupamento utiliza-se ferramentas como o Power BI para a criação de dashboards interativos e de fácil compreensão, para que o empreendedor possa, por exemplo, realizar previsões de vendas do próximo período e adaptar a produção, evitando desperdícios e aumentando a eficiência produtiva.

5. Utilize Indicadores de Eficiência

A última dica antes da nossa dica bônus, também visa auxiliar você gestor a quantificar o sucesso de seus projetos e o retorno obtido de investimentos. Vale notar, portanto, que a sua implementação se torna muito mais fácil em um negócio que siga a quarta dica e possui suas bases de dados organizadas.

Em relação a utilização de indicadores, dois fatores são essenciais. O primeiro é a escolha do indicador correto, algo que só é possível se a empresa possui objetivos claros, tanto de curto quanto de longo prazo. Estes estando bem definidos, o gestor deve pesquisar ferramentas para medi-lo mais adequadas a sua realidade. Por exemplo, se desejamos avaliar o retorno obtido do investimento no marketing digital, o CAC (Custo de Aquisição de Cliente), provavelmente é a melhor alternativa.

O segundo grande fator para que essa estratégia de gestão seja bem sucedida é incluir todos os funcionários nesse programa. Isso deve ser feito através da disponibilização e comunicação dos indicadores relevantes ao seu posto. Assim, motivando o colaborador a participar ativamente da geração de resultados da empresa e proporcionando a ele ferramentas para avaliar o próprio impacto na companhia, tornando seu esforço mais eficiente.

6. Dica Bônus

Agora que você sabe a importância dos fundamentos da eficiência empresarial, está se perguntando como pode implementá-los no seu negócio o quanto antes? É aí que entra a Fluxo Consultoria! A maior Empresa Júnior do Brasil desde 2018 que possui mais de 30 anos de experiência realizando projetos nessa área como Otimização de Processos para a Lojas Americanas. Entre em contato com a nossa equipe clicando aqui para podermos auxiliá-lo a levar a sua empresa para o próximo nível!