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Como Fazer O Controle De Atividades Da Sua Equipe Sem Falhas

Como fazer o controle de atividades da sua equipe sem falhas

A medida que a empresa vai crescendo e, também, seu time, o controle de atividades passa a ser uma tarefa mais complexa.

Então, como conseguir organizar todas as demandas sem sobrecarregar o time e manter as entregas em dia?

Neste post vamos te mostrar como o controle de atividades pode ser usado para aliviar esse problema e garantir entregas cada vez melhores.

O que é o controle de atividades?

Controle de atividades é uma prática bastante abrangente, pois envolve desde o monitoramento das entregas, prazos, desempenho de uma empresa até a parte de relacionamento com o cliente.

No geral, as organizações que o fazem contam com um sistema de apoio como Excel ou, até mesmo, algum sistema ou software específico para essa finalidade.

Quais as vantagens do controle de atividades?

Realizar esse controle implica no aumento da produtividade geral da empresa, o que acaba trazendo melhores resultados financeiros.

Além disso, controlando melhor as atividades você terá mais facilidade para se planejar, traçar metas, melhorar o desempenho da equipe ou do indivíduo, etc.

Tudo isso ocorre porque, entre outros benefícios, a partir desse controle você acaba possuindo mais facilidade para identificar as tarefas que demandam mais ou menos tempo, podendo estipular prazos mais realistas para elas.

Também você pode traçar metas baseadas nos dados quantitativos fornecidos pelo próprio controle realizado e essas metas devem ser estipuladas baseadas em indicadores de desempenho.

E você ainda poderá usar esses dados para avaliar sua equipe, identificar determinadas habilidades técnicas e comportamentais.

Além de necessidades de treinamentos, conhecer melhor o ritmo de funcionamento e tantas outras vantagens trazidas pelo acompanhamento mais detalhado dessas atividades.

Como realizar um bom controle de atividades da sua equipe?

O mercado conta atualmente com boas opções que podem te auxiliar na missão de controlar as atividades da sua equipe.

Existem alguns sistemas como o Trello, o Asana, o Redmine, entre muitos outros, que podem te auxiliar nisso.

Entretanto, essas ferramentas não são automáticas e necessitam de alguém que registre determinadas informações nelas.

Mas, no geral, esse controle é feito pelo gestor, supervisor ou coordenador da equipe que analisa os dados obtidos por meio das mesmas.

Tratando-se da execução, deve-se fazer a análise dessas atividades em três níveis:

1. Análise geral

Nesse ponto deve-se acompanhar a empresa como um todo em uma frequência pré estabelecida, dependendo da disponibilidade dos responsáveis.

Por exemplo, se defini que a melhor frequência para acompanhar é a mensal, todo mês emitirá um relatório a partir do sistema escolhido com os dados sobre as atividades realizadas na empresa.

E nesse relatório geralmente estão contidas informações de data, hora de início da atividade, responsável, cliente, duração e outras mais.

exemplo de dashboard de atividades

2. Análise por time ou equipe

Se na empresa em questão há a formação de times, é possível analisar os desempenhos seguindo essa divisão.

Inclusive, em empresas maiores, o ideal é que se faça isso, já que essa separação torna o acompanhamento muito mais fácil.

Por meio dos dados obtidos é possível descobrir quais equipes se dão melhor com determinadas tarefas.

Bem como encontrar postos de trabalho mais adequados para os funcionários, propor desafios mais coerentes para cada um desses times e assim por diante.

3. Análise individual

Esse tipo de controle ou análise individual tende a exigir um pouco mais de atenção e envolve mais trabalho.

Mas tem como principal vantagem o maior detalhamento das atividades realizadas por cada funcionário individualmente.

A partir dos dados do relatório gerado naquele período, você consegue descobrir a quantidade de tempo dedicada a cada tarefa realizada e, assim, avaliar o que pode ser melhorado nessas distribuições.

gestora fazendo acompanhamento individual de atividades
Foto de Christina Morillo no Pexels

Além de compreender esses três níveis de análise, você deve distribuir as tarefas pelo tipo de atividade ou pelo cliente entre os colaboradores, ou equipes que ficarão responsáveis.

É importante que você também implemente um manual contendo os procedimentos para a utilização do sistema escolhido para o monitoramento das atividades.

Avalie se ele precisa ser constantemente alimentado e determine quem será o responsável por isso.

Uma boa dica para isso é mapear os processos mais importantes da empresa incluindo a alimentação do sistema escolhido para fazer o controle atividades.

Outra dica é educar as pessoas a se planejarem adequadamente, ficarem atentas aos prazos e reservarem os tempos necessários para a realização das tarefas.

Além disso, reserve um tempinho para se dedicar às mudanças que for descobrindo serem necessárias.

O controle de atividades acaba gerando bastante aprendizado para todos da organização, justamente por trazer junto com ele tantas informações importantes.

Conclusão

É provável que, inicialmente, controlar as atividades da sua empresa te exija um pouco mais de tempo e dedicação, já que há a necessidade de adaptar toda a cultura para isso.

Entretanto, é um esforço que vale a pena, uma vez que, com essa prática, você conseguirá, não só obter melhores resultados, como terá mais propriedade sobre sua empresa.

No mundo competitivo em que vivemos, um bom controle de atividades pode significar o diferencial para o destaque da sua empresa.

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