Automatização de Processos: Economize tempo e aumente a produtividade

Investir no marketing, diminuir custos desnecessários, identificar falhas na operação e solucioná-las com eficiência, otimizar processos, aumentar a produtividade dos funcionários são questões fundamentais para as empresas que desejam se destacar no mercado e aumentar suas vantagens competitivas.

Sendo assim, muitas empresas buscam na automação dos processos uma ajuda muito importante para atingir seus objetivos organizacionais, se tornando algo muito comum entre elas, especialmente por causa dos benefícios gerados às empresas.

Mas afinal, você sabe o que é a automatização de processos?

A automatização é um processo de otimização e racionalização das atividades principais da empresa, tendo como objetivo:

• cortar custos desnecessários;
• aumentar a integração dos processos chaves da organização;
• aumentar a produtividade através da diminuição do tempo de execução das atividades;
• substituição de processos manuais e repetitivos por softwares.

Quais são as vantagens na automação dos processos?

1. Reduz custos de operação

Processos automatizados diminui gastos com processos falhos e burocráticos, diminuindo a perda de materiais e de tempo ocioso dos funcionários.

2. Melhora a produtividade

Com a automatização dos processos, os colaboradores conseguem se dedicar mais as atividades realmente relevantes para atingir os objetivos da empresa, dessa forma, aumentando a produtividade deles nas atividades-chaves.

3. Integração de setores

A automatização de processos através da utilização de softwares pode unificar os sistemas de informação dos setores (comercial, RH, financeiros, entre outros) em um só, fazendo com que evite falhas na comunicação e aumente a velocidade com que dados e informações relevantes cheguem aos outros setores.

4. Diminui gargalos

Com a automatização se torna mais fácil identificar e corrigir pontos de ineficiência e desperdício na operação da sua empresa.

5. Padronização dos processos

A automatização auxiliar a ter os processos padronizados que tem como objetivo orientar, garantindo com que todos que participam do processo estejam a par de como realizá-los e o que deve ser feito em cada etapa.

6. Melhora o atendimento

Esse é um ponto muito relevante para todas as empresas, mas especialmente para aquelas que trabalham de forma B2C, ou seja, vendem seus produtos para o cliente final e estão em constante contato com seus clientes e consumidores de seus produtos/serviços.

Quando atendemos um cliente é necessário se preocupar com toda sua jornada e oferecer as melhores soluções possíveis.

Quando os processos chaves da sua empresa são automatizados, eles conseguem te fornecer dados relevantes para entender melhor seus clientes e em consequência conseguir atendê-los melhor visando suas necessidades. 

Um atendimento automatizado aumenta a produtividade

Os consumidores de hoje em dia, querem cada vez mais rapidez e agilidade na resolução de seus problemas, é por isso que a automatização é tão importante, pois torna os processos de atendimento, por exemplo, mais ágeis, aumentando a possibilidade de venda, através da automação do atendimento, de interação com o cliente, de cadastros, pesquisas de satisfação e outros.

Então, a automatização de processos possibilita que as empresas tenham seus atendimentos melhorados, aumentando as vendas e gerando maior produtividade aos funcionários.

Como implementar a automatização de processos na sua empresa?

Investir na automatização é uma decisão muito importante para o sucesso da sua empresa no mercado, por isso, separamos 6 passos importantes para te ajudar a implementar:

1. Planeje a automatização

Antes de implementar qualquer nova ação na sua empresa, é necessário planejar e organizar como será realizado.

Por isso, é fundamental que você liste as principais atividades da sua empresa e comece por aquelas que são mais “fáceis” de resolver e mais emergenciais devido o tempo desperdiçado nelas no dia-dia, como por exemplo, empacotamento de produtos, que é uma tarefa muito repetitiva e demorada e pode ser automatizada com uma máquina moderna e eficiente.

2. Mapeie os processos

Após o planejamento inicial, é importante realizar o mapeamento dos processos da sua empresa, especialmente aqueles que têm potencial para a automatização.

Dessa forma, será possível ver de forma mais abrangente os processos-chaves identificando os mais primordiais e aqueles que podem ser descartados ou melhorados, sendo possível ver de forma mais fácil suas possíveis soluções.

É fundamental que os processos sejam documentados e validados. 

3. Selecione os processos que podem ser automatizados

O ideal nessa etapa é que você selecione aqueles processos mais simples ou muito repetitivos. É importante priorizar aquelas atividades que são feitas de forma muito operacional e que não inclui a tomada de decisão aberta ao julgamento dos colaboradores, ou seja, atividades que tenham regras bem definidas como é o caso de um cadastro de clientes, por exemplo.

4. Priorize o cliente

Investir para melhorar os processos internos dos setores e economizar o tempo dos funcionários em processos obsoletos é muito importante. Mas é preciso também agregar valor as atividades que estão em maior contato com os seus clientes.

Proporcionar maior rapidez para solucionar os problemas dos seus clientes gera mais engajamento e clientes mais felizes com a sua empresa.

5. Documente as mudanças para monitorar os resultados

É sempre importante documentar as mudanças ocorridas na sua empresa para que a gestão consiga monitorar os resultados e ver se o valor investido em novas tecnologias realmente ofereceu benefícios para a organização.

6. Invista em treinamentos

Invista em treinamentos para seus funcionários para que eles consigam se adaptar aos processos automatizados e a algum software que você desejar para facilitar suas atividades.

Além disso, é importante criar uma “cultura de automatização de processos” para que isso ocorra de maneira contínua na sua empresa, visando sempre gerar novas melhorias.

Acima de tudo seja paciente!

Toda novidade gera uma certa ansiedade tanto para o empresário quanto para os colaboradores, é importante ter paciência para acompanhar as etapas da automatização sem pular nenhuma delas para que todas as etapas sejam cumpridas.

Não adianta querer automatizar todos os processos da sua empresa de uma vez se você ainda não tem a estrutura suficiente para isso. Portanto, seja paciente para que as melhores decisões sejam tomadas para o seu negócio!

Ficou interessado em saber mais como a automatização de processos pode beneficiar sua empresa? Entra em contato com a gente e saiba de que outras formas a Fluxo Consultoria pode auxiliar o seu negócio!