Ferramentas de gestão: como aproveitá-las ao máximo?

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Conheça os benefícios do uso de ferramentas de gestão para pequenas empresas

Este artigo foi escrito pelo Daniel Belalian em parceria com a Fluxo Consultoria. Você pode encontrar outras publicações do Daniel nas páginas startupms.com.br e ideias.me.

Iniciar um pequeno negócio é um grande desafio e, para obter sucesso, é fundamental possuir organização e boas estratégias colaborativas. Existem diversas ferramentas de gestão de projetos que facilitam essas tarefas, sendo capazes de mudar a forma como você pensa sobre gerenciamento empresarial e te ajudar a coordenar equipes independente do formato ou tamanho do seu projeto.

Como?  Isso é fácil. Existe uma lista de recursos básicos que a maioria dessas ferramentas de gestão pode te oferecer:

• Prever orçamentos de projetos
• Distribuição de tarefas aos membros da equipe
• Agendar prazos de vencimento
• Supervisionar o progresso do projeto
• Colaborar com a edição e modificação de documentos
• Prognósticos
• Acessar e gerenciar projetos através de dispositivos móveis

Essas ferramentas estão disponíveis em vários formatos e você pode utilizá-las online, em nuvem ou até mesmo comprar os programas. Todas essas alternativas possuem seus prós e contras. Os programas de computador em geral transferem rapidamente arquivos pesados e possuem uma taxa única que é fixa, enquanto as ferramentas em nuvem necessitam inscrição ou cadastro de uma conta, permitindo conectar equipes de diferentes localidades e sincronizar agendas. Isso é possível porque a plataforma pode ser acessada em localidades independentes, de diferentes dispositivos e por várias pessoas simultaneamente.

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Como definir a ferramenta de gestão ideal para o seu negócio?

Antes de fazer sua escolha, reflita sobre as necessidades da sua empresa: qual tipo de gestão você precisa? Considere o tamanho de seus projetos, a quantidade de pessoas que terão de acessar a plataforma. Você precisa do acesso por dispositivo móvel? Quanto você está disposto a pagar?

Pensou? Agora, é interessante ler análises de usuários experientes para concluir sua decisão. Aqui estão 3 tipos de ferramentas que podem ajudar sua empresa:

1. Para compartilhamento de arquivos e edições simultâneas, o Google Drive é uma ferramenta simples, mas de grande qualidade, que permite armazenar 15GB ou mais, se você estiver disposto a pagar uma taxa mensal. Você pode criar arquivos de textos, tabelas e apresentações online e todos eles podem ser editados simultaneamente, as alterações ficam registradas com o nome de cada usuário. Se você usa MacBook, pode usar o iCloud storage gratuitamente com 5GB de memória.

2. Se você precisa de ferramentas colaborativas, o Clarizen é uma ótima opção. Essa ferramenta de gestão de projeto não necessita de auxílio de TI ou de um servidor para abrigá-la. Por estar em nuvem, é acessível de qualquer lugar e, além disso, possui ferramentas para redes sociais e dispositivos móveis.

3. Se você já está satisfeito com a gestão de projetos da sua empresa, mas ainda precisa organizar melhor os fluxos de tarefas, o Heflo é a opção ideal. A versão gratuita desta ferramenta permite criar e gerenciar de forma colaborativa seus processos empresariais.

Ferramentas de gestão e estratégia empresarial: juntando o útil ao agradável

Utilizar tais ferramentas com um propósito que vá além da organização do fluxo de informações da sua cadeia produtiva é uma medida inteligente que com certeza trará resultados ainda melhores. Isso quer dizer que não basta implementar um software específico tendo em mente apenas a preocupação em manter todas as planilhas impecáveis: é necessário pensar em uma estratégia que direcione e dê um significado a todas essas informações recolhidas.

Um dos pensamentos que norteiam essa organização de forma estratégica é a CRM: Customer Relationship Management, ou, em português, Gestão de Relacionamento com o Cliente. Ela corresponde a uma abordagem na qual o cliente é sempre o foco de todo o negócio, e é fácil imaginar como podemos transportar esse princípio para os sistemas de organização: armazenando todos os dados sobre as atividades dos clientes e suas interações com a empresa através dessas ferramentas de administração, o relacionamento com o cliente poderá ser sempre cultivado da melhor forma possível, já que os insumos que indicarão os pontos a serem trabalhados estarão sempre disponíveis.