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Pessoas Discutindo Os Melhores Tipos De Fluxograma De Processos

Fluxograma de processos: como utilizar na sua empresa + modelos

Para se poder manter em uma posição de excelência no mercado, ou para subir para uma posição melhor colocada, é necessário que se invista em formas de reduzir os custos de sua produção ao mesmo tempo em que se aumenta a sua lucratividade.

No entanto, muitas vezes, essa otimização se mostra um desafio para os gestores. Isso se dá pois o gestor precisa conhecer profundamente o processo, desde seu início com a solicitação pelo cliente, produção e toda a engenharia de pós venda.

Para facilitar encontrar essa otimização são utilizadas ferramentas que visam auxiliar a identificar pontos críticos e poderem, ou não, ser alterados para aumentar a eficiência do processo.

Uma dessas ferramentas é um fluxograma de processos, que quando bem organizado pode proporcionar uma diminuição considerável nos custos operacionais da empresa, além de melhorar o desempenho das entregas, porém, este processo ainda envolve uma certa dificuldade na sua estruturação.

Ao terminar o processo de construção do fluxograma, ele dirá as etapas que a empresa deverá seguir para obter uma maior otimização de seus processos, de modo que é evidente e importante para a saúde da empresa que ela saiba como fazer o fluxograma de processos e, com sua aplicação, como ela pode aumentar seu potencial.

O que é um fluxograma de processos?

O fluxograma de processos se trata de um diagrama que utiliza símbolos gráficos com a função de explicar minuciosamente o passo a passo de como todo o processo deve seguir. Onde se deve identificar e registrar todas as etapas, ações e pessoal envolvido no trabalho, para que assim se possa identificar mais facilmente os pontos em que é possível aplicar mudanças para uma otimização de processos.

Isto é, o objetivo principal do fluxograma é demonstrar de forma clara e específica como as informações são movimentadas e como é feita toda a sequência operacional dos elementos.

Como o fluxograma de processos trata desde a solicitação do cliente, entrando em contato com a empresa, até quando as suas solicitações são atendidas, assim como os setores mais internos da empresa, proporciona a empresa e seus gestores uma maior organização   para desempenhar uma boa gestão de processos em mapeamentos industriais e analisar entradas e saídas de execução das atividades.

Utilizando esse tipo de ferramenta também é importante detalhar toda a utilização de materiais, documentos e máquinas em cada uma das etapas. Assim, por ser uma ferramenta visual, o fluxograma auxilia a se ter um melhor compreendimento em relação ao processo, reduzindo as dúvidas.

Marcadores do fluxograma de processos

Para construir um fluxograma de processos são utilizados símbolos que representam o seu passo a passo. Eles apontam as atividades e ações que são tomadas e desenvolvidas no processo, além de como se dá a relação entre cada uma delas até chegar ao resultado desejado.

A representação das etapas do fluxograma são, geralmente, representadas da seguinte forma: o início sendo representado por uma cápsula horizontal, mostrada a entrada das informações, matéria-prima, clientes em potencial, entre outros.

Na outra ponta temos a saída do processo, demonstrando os resultados adquiridos. Assim, o processo terá um início e fim, indicando o sentido das sequência de atividades envolvidas no desempenho desse processo.

 As atividades em si são representadas como retângulos horizontais, que tem como principal objetivo servir como uma forma de indicar a sequência de atividades necessárias para se obter o resultado.

Em pontos onde é necessário tomar uma decisão, escolhendo entre algumas opções, são representados por losangos, de onde partem dois ou mais caminhos. Um exemplo desses momentos é a tomada de decisão em relação a quais candidatos a uma vaga de emprego devem passar por um treinamento e quais não, de onde parte duas ou mais opções.

Como utilizar o fluxograma de processos na sua empresa

O fluxograma de processos pode ser utilizado de diversas formas, como para organizar sequencialmente os procedimentos realizados pela empresa, de forma clara e padronizada, para se poder compreender da melhor forma possível.

Como consequência dessa melhor e mais fácil compreensão do processo, é possível melhorar a comunicação entre os colaboradores da empresa, o que irá, consequentemente, aumentar a produção e promover uma redução nos custos operacionais. Assim, se torna um modo eficiente de apresentar a cada equipe ou departamento qual o seu papel a desempenhar no planejamento geral.

Sendo também possível o utilizar para discutir com fornecedores, parceiros e investidores, para que facilite a comunicação e represente de forma simples uma estrutura complexa de produção.

Além disso, o fluxograma também pode desempenhar o papel de documentação do trabalho, servindo para o planejamento de grandes e pequenas iniciativas, o que facilita o trabalho de futuras intervenções para um desempenho ainda melhor de seus processos a partir de uma compreensão plena da atividade.

Ao se desenvolver um fluxograma de processos em sua empresa, é possível proporcionar a utilização desse método como uma forma de padronizar as técnicas administrativas, auxiliando que a leitura e compreensão rápida do processo que será executado nos diversos setores da empresa, como RH, financeiro, jurídico, etc.

Além disso, o fluxograma também pode ser um pilar fundamental para a gestão de portfólio de projetos, permitindo que alcance os diversos benefícios como o gerenciamento estratégico do negócio, reduzindo custos, aumentando produtividade e tornando a comunicação entre os setores envolvidos no processo muito mais fácil e simplificada, sendo elas em espaços internos e externos da organização.

Assim, vimos a importância do fluxograma de processos para a empresa, onde do processo mais simples ao mais complexo, é possível otimizá-lo e aumentando a produtividade da empresa.

Modelos

Vamos agora conhecer alguns modelos de fluxogramas que podem ser construídos e, com base nos conhecimentos adquiridos aqui, adaptado para os processos de atividades da sua empresa. 

Modelo Simples

O primeiro é um modelo de fluxograma simples, para facilitar a compreensão. Como fluxogramas representam infinitas possibilidades, para simplificar as coisas, iremos descrever uma atividade simples de busca por um objeto perdido.

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Modelo de fluxograma de processo

Onde o processo se inicia com a perda do objeto, indo para o evento de procura do objeto, então, iremos para uma caixa de decisão, onde caso encontre iremos parar de procurar e finalizar o processo. Caso contrário, seremos redirecionados a mais uma decisão, onde caso o objeto seja importante, voltaremos a procurar, caso não tenha importância iremos parar de procurar e encerrar o processo.

Modelo de decisão 

Nem sempre a decisão é algo simples, para decisões difíceis de se tomar é necessário mapear as consequências e possíveis cenários, como esse modelo de fluxograma de decisão. Onde são analisados diversos possíveis resultados para as situações, para se tomar uma escolha mais consciente.

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Modelo de fluxograma de processo

Fluxograma funcional

Agora vamos aplicar o fluxograma em um processo mais real, primeiramente dividindo as áreas e departamentos, e  as atividades executadas em cada etapa sequencialmente. Por trabalhar com as diversas áreas e departamentos que compõem a atividade, este é um modelo muito utilizado, já que permite identificar os gargalos e pontos onde se pode otimizar o processo, em todas as áreas.

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Modelo de fluxograma de processo

Conclusão

Também é importante que o fluxograma evidencie processos onde a atividade não apresenta um resultado benéfico para a empresa, como um processo que finalizou com um cliente insatisfeito. O que não significa uma falha no processo, mas sim uma possibilidade para o qual é possível identificar oportunidades de melhoria.

Deste modo, o fluxograma de processos é crucial para melhorar o entendimento dos processos, demonstrando como eles se relacionam entre si, analisando e corrigindo as falhas que o sistema pode possuir, a relação entre os vários setores da organização e a forma com que cada etapa pode influenciar os resultados.

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