skip to Main Content
Mapeamento Empresarial: A Ferramenta Para Dominar Seu Negócio

Mapeamento empresarial: a ferramenta para dominar seu negócio

Cada vez mais empresas, em busca de uma maior eficiência da sua produção, estão adotando mecanismos de gestão de processos. Tendo isso em vista, o mapeamento empresarial está se mostrando a principal ferramenta para o alcance desse objetivo.

Processos são tarefas contínuas  realizadas por um empreendimento que resultam diretamente no produto final entregue por esses. Por isso, pequenos erros ou falhas de execução em determinados processos de uma empresa não têm apenas impacto local no processo produtivo. Esses podem aumentar os custos de produção, diminuir a produtividade e até mesmo comprometer a qualidade do valor entregue por sua empresa.

Por intermédio de um mapeamento de processos, é possível obter uma visão sistêmica e integrada do seu empreendimento e, com isso, um maior controle das etapas que o constituem. Não somente é importante entender as etapas do seu processo produtivo, mas também os desdobramentos que o mapeamento empresarial pode gerar para o seu negócio. Entender os processos possibilita identificar os gargalos da sua produção e, assim, propor melhorias e modificações contínuas para o seu empreendimento.

Modelagem de Processos BPMN

O mapeamento empresarial é uma ferramenta visual que visa possibilitar um fácil entendimento da produção, por intermédio de uma modelagem dos processos. Existem diferentes metodologias de representação dos processos, sendo a BPMN (Business Process Model and Notation) a mais aceita e  amplamente utilizada mundialmente, pela sua fácil compreensão.

A BPMN possui uma instituição normativa oficial, que possibilita uma maior padronização desse tipo de modelagem, podendo ser facilmente reconhecida em qualquer parte do mundo. Além disso existem diversos softwares que usam essa notação como linguagem nativa tais como o Bizagi Modeler.

Passo a Passo do Mapeamento Empresarial

1 – Entenda o processo

mapeamento empresarial

Para a realização da modelagem de processos é importante entender como estes ocorrem. Para isso, faz-se necessário o entendimento de quem realiza as tarefas operacionais rotineiramente na sua produção, ou seja, seus colaboradores. É interessante também envolver nesse processo supervisores e clientes, tornando a tarefa mais participativa.

Essa etapa ocorre por intermédio de entrevistas ou reuniões, onde os funcionários expõem como cada processo realmente ocorre. Também pode ser complementada por meio de observações de campo e de documentos previamente elaborados pela empresa. O importante é que a modelagem seja o mais assertiva possível, fazendo jus a realidade atual do empreendimento.

2 – Defina os limites do processo

Além de entender como o processo produtivo ocorre, é importante definir onde ele começa e quando termina. Para isso, tendo como base o processo previamente entendido, delimita-se o início e o fim da sua produção.

3 – Liste as Etapas Intermediárias

Nessa etapa se identifica as ações intermediárias que são realizadas ao longo de todo o processo produtivo. Aqui é necessário destrinchar todo o processo (macro) em etapas (micro) que o constituem. É importante nesse momento destacar onde, como e a ordem que estas ocorrem, além da duração e quem são os responsáveis por elas.

mapeamento empresarial

4 – Identifique as entradas e saídas

Para o melhor entendimento do seu processo é necessário identificar quais os insumos necessários e os produtos gerados ao final de cada um dos processos. Nesse estágio é importante se atentar aos produtos intermediários de cada uma das etapas da sua produção.

A entrada ou input são a matéria prima necessária para a realização de uma determinada tarefa, não necessitando ser precisamente um produto físico. Esta podem ser o pedido de um cliente ou até mesmo a elaboração de um gráfico. As saídas do seu empreendimento são os outputs gerados ao longo da cadeia produtiva, podendo assim como as entradas ser físicos ou não.

5 – Modele os Processos

Após o pleno entendimento do seu processo produtivo, agora é importante desenhá-lo usando o diagrama de processos BPMN. Aqui cada uma das etapas e sua conexão é representada por um símbolo, tornado o processo visível para todos. A notação tem como princípio a utilização de cinco elementos gráficos principais:

  • Objetos de Fluxo – Simbolizados pelas atividades que são realizadas (quadrados), os inícios e fins do projeto (círculos) e os pontos de tomadas de decisão ao longo do processo (diamantes);
  • Artefatos – São informações complementares por meio de anotações que não influenciam no fluxo dos processos;
  • Swim Lanes – São as piscinas que representam os processos e as raias que caracterizam os responsáveis pelo processo;
  • Objetos de conexão – constituem o fluxo de sequência que ordena os processos, (linha e seta fechada na ponta), o fluxo de mensagens indicando a comunicação entre dois processos diferentes (linha tracejada e seta aberta na ponta) e associações que conecta artefatos aos objetos de fluxo (linha tracejada)
  • Objetos de dados – É a base de dados do processo simbolizada por uma folha branca com a ponta dobrada, sejam elas as informações necessária para o processo (seta vazia apontada para a dobra), informações fornecidas pelo processo (seta preenchida direcionada para a dobra) ou coletadas de um processo (três retângulos na parte inferior da página);

6 – Revise a modelagem com os colaboradores

Após a realização do diagrama, esse deve ser avaliado pelos colaboradores, supervisores e clientes da empresa.É importante que todos estejam de acordo que o modelo criado foi capaz de representar fidedignamente a realidade atual da empresa. Caso contrário, de acordo com os envolvidos, revise as partes que não estejam contundentes.

mapeamento empresarial

7 – Identifique os pontos críticos do processo

Com a representação visual do seu negócio pronta é hora de identificar os pontos críticos do seu processo. O principal ponto a se analisar são os gargalos, ou seja, as etapas do processo produtivo com menor capacidade produtiva que acabam por limitar a produção final do seu produto.

Independente de como as outras partes do seu processo produtivo trabalhem e produzam bem, o gargalo é a etapa que acaba por definir a sua capacidade produtiva final.

Eles aumentam os prazos de entrega do seu produto e também o custo atrelados às etapas posteriores do seu processo, pois as tornam mais ociosas.

8 – Otimize a sua Produção

Após identificar os gargalos do seu processo produtivo é hora de agir em cima deles. Nesse momento é preciso identificar a causa destes e então buscar soluções capazes de mitigar ou eliminar os mesmos. É possível se realizar isso por intermédio de:

  • eliminação de tarefas desnecessárias;
  • combinação de etapas;
  • automatização de processos;
  • adoção de novas práticas de produção mais eficientes.

Ao aplicar a melhoria, a mesma deve ser bem estudada para não causar problemas futuros e estar de acordo com a realidade atual da empresa. Após a eliminação de um gargalo, outro posto acaba por se tornar um novo gargalo. Por isso o processo de melhoria e otimização da produção deve ser contínuo. Existem ferramentas que possibilitam isso, tais como a utilização do ciclo PDCA.

Erros Comuns no Mapeamento Empresarial

É importante, ao longo do mapeamento de processos, se atentar a alguns detalhes, de modo a realiza-lo da forma mais precisa e com os melhores resultados possíveis para sua empresa.

  1. Não conversar com os colaboradores da sua empresa

Nesse momento é importantíssimo ter uma visão geral das etapas que resultam no produto final da sua empresa. Para isto os mais indicadas para se obter informações sobre a produção são os indivíduos que trabalham em cada etapa. É importante saber como de fato os processos são realizados na rotina e não como deveriam ser, então converse ao máximo com essas pessoas.

  1. Propor mudanças antes de realizar o mapeamento empresarial

Nesse momento é necessário não se antecipar. Muita das vezes mudanças são propostas sem um entendimento pleno do processo e com isso podem gerar gastos desnecessários para sua empresa. Conheça as etapas do processo minuciosamente e identifique o gargalo da sua produção. Portanto, somente após obter uma visão do processo como um todo, proponha modificações.

  1. Não ter um objetivo

Para que o mapeamento tenha bons resultados, é necessário que ao início deste você tenha objetivos claros de onde quer chegar com ele. Tenha em mente quais processos devem ser mapeados, o porquê de os estar mapeando e quais são seus objetivos com isso.

Evitando estes erros, seu mapeamento irá ser muito mais assertivo e alinhando com as metas e objetivos gerais da sua empresa. Possibilitando assim um aumento de produtividade real para seu empreendimento, evitando gastos e perdas desnecessários.

Sua empresa precisa de um mapeamento de processos?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *