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Identificação de Gargalos: Estratégias para Melhoria de Processos e Otimização de Fluxo de Trabalho

Identificação de Gargalos: Estratégias para Melhoria de Processos e Otimização de Fluxo de Trabalho

Identificação de Gargalos

Descubra como identificar gargalos no processo produtivo e aprenda estratégias eficientes para melhorar seus processos e otimizar o fluxo de trabalho. Saiba como maximizar a eficiência da sua empresa.

O que são gargalos no processo produtivo?

Uma dúvida muito comum quando buscamos uma melhoria de processos e otimização do fluxo de trabalho é: O que é um gargalo? Gargalo é, nada mais nada menos do que um “ponto de estrangulamento”, em outras palavras, uma etapa, uma situação dentro do processo produtivo ou até mesmo um recurso que é responsável por limitar a capacidade produtiva de uma empresa. 

Por exemplo, quando uma empresa tem diversos processos que ocorrem simultaneamente, estes devem, idealmente, serem executados com a mesma produtividade. Entretanto, se uma dessas etapas leva mais tempo para terminar do que as outras, esta é considerada um gargalo, assim fazendo com que o processo produtivo tenha sua capacidade limitada.

Compreendendo o que é um gargalo, fica mais fácil de perceber a importância da identificação desses em um processo produtivo. Ao ter noção dos pontos de estrangulamento, a sua produtividade tende a ser cada vez maior, isso porque os obstáculos a esse crescimento serão conhecidos e poderão ser solucionados.

Estratégias para identificar gargalos

Mas você deve estar se perguntando: Como consigo identificar gargalos e, assim, provocar uma melhoria nos processos? Vamos expor algumas estratégias que vão, certamente, te ajudar!

Inicialmente, como é subdividido pela Endeavor Brasil, os processos podem ser visíveis ou invisíveis. Sendo o primeiro tipo composto por serviços de atendimento, produção, entrega, etc. Enquanto o segundo, por atividades mais ligadas indiretamente à proposta de valor do negócio e, assim, importantes, mas difíceis de perceber. Tendo em mente essa subdivisão, a depender de ser visível ou não, os esforços para analisá-los será diferente.

Assim, tendo em mente essas diferenças, o processo de identificação de gargalos é facilitado ao seguir as seguintes estratégias: 

  • Coleta de dados: Para ter uma noção mais completa de como está o desenvolvimento e a situação do processo a ser melhorado, é essencial ter dados certeiros. Exemplos de informações que você deve buscar são: lead time, taxa de refugo, capacidade produtiva de cada etapa, etc.
  • Análise dos processos: A partir da obtenção desses dados, a criação de indicadores que facilitem a compreensão da realidade de cada processo podem ser bem úteis.  Com eles, será muito mais fácil a identificação dos gargalos e, consequentemente, suas possíveis causas. 
  • Entrevista e Observação com funcionários: Uma outra maneira de obter informações e opiniões a respeito dos processos que serão fundamentais para a otimização do fluxo de trabalho é a realização de conversas com funcionários e observação dos processos. Por meio disso, com uma visão de fora, consegue-se ver em detalhes e compreender pontos que podem ser gargalos. Além disso, os funcionários, por saberem o funcionamento de forma mais aprofundada, podem sugerir já os pontos de estrangulamento da empresa. 

A identificação de gargalos será eficaz ao seguir as estratégias acima constantemente e corretamente.

Melhoria de processos: como otimizar o fluxo de trabalho

O ponto de partida para que qualquer fluxo de trabalho seja otimizado, ou seja, seus processos tenham uma maior produtividade, é a identificação de gargalos. Para isso, é essencial que as técnicas exemplificadas acima sejam seguidas.

Ao compreender quais são os principais pontos que limitam seus processos produtivos, é sugerido realizar um mapeamento de seus processos. Mas do que se trata? O mapeamento é nada mais do que uma ferramenta do meio empresarial utilizada a fim de compreender quais são as atividades ligadas a um determinado processo e, por esse motivo, pode ser utilizada como um meio para encontrar os gargalos. Assim, através de sua realização,  ao direcionar mais especificamente aos processos identificados como gargalos da produção ou identificá-los de maneira mais detalhada, é possível obter o passo a passo do processo discutido.

Mas como posso realizá-lo? Assim como foi realizado para identificar os pontos de estrangulamento da produção, a utilização de entrevistas e imersões no ambiente no qual ocorre o processo é essencial para que você, como um observador, compreenda perfeitamente o que acontece. O ideal, inclusive, é que seja realizado uma modelagem dessas atividades com o objetivo de possuir uma maior visualização do sistema a ser analisado. Um modelo usado para realizar essa transformação em algo mais visual é o BPMN – Business Process Model and Notation –  que apresenta símbolos e formas geométricas específicas para cada tipo de processo, facilitando uma compreensão do que ocorre e de qual a sequência cronológica das atividades.

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Assim, partimos para a próxima etapa: Descoberta das causas raízes e Otimização do fluxo de trabalho! Metodologias, como o Lean Manufacturing e Lean Six Sigma, são muito utilizadas para conseguir identificar causas raízes e aplicar melhorias aos processos produtivos. Existem ferramentas de gestão, usadas por essas metodologias, que são eficazes no processo de compreensão de causas raízes e seus aspectos externos. As mais comuns são:

  • DMAIC: A sigla, em inglês, se refere à: Definir, Mensurar, Analisar, Melhorar e controlar. Cada etapa tem como objetivo reunir um conjunto de informações que servirão de base para que uma linha de raciocínio seja traçada e, assim, a análise seja mais precisa.
  • Matriz SIPOC: A matriz SIPOC é uma ferramenta usada para determinar os principais processos em um macroprocesso ou de um projeto, facilitando uma visão holística e uma otimização. É frequentemente utilizado na fase “Definir” do método DMAIC. 
  • ARA – Árvore de Realidade Atual:  Trata-se de um diagrama similar a uma árvore que se inicia com o problema central e através de efeitos indesejáveis, chega-se à causa raiz. Tem como principal objetivo identificar as causas raízes do problema central a partir de um questionamento de causa e efeito e, assim, facilitar a otimização de um processo ao cortar o mal pela raiz.
  • Diagrama de Ishikawa: Também conhecido como diagrama de Espinha de Peixe, ou matriz de causa e efeito, o diagrama de Ishikawa é uma ferramenta visual que, assim como as ferramentas acima, têm como objetivo encontrar a causa raiz e, para isso, analisa-se o problema por 6 fatores:  máquina, materiais, mão-de-obra, meio ambiente, medida e método.

Com as causas raízes já encontradas, basta explorar a sua análise crítica e entender possíveis alternativas para resolver o problema. Mas, a depender do problema encontrado em seu processo produtivo, a automação industrial é considerada a solução. 

Com a digitalização de seus processos, diversos benefícios são ligados às mudanças. Uma pesquisa realizada pela consultoria McKinsey & Company abordou que a automação dos processos provoca um aumento da produtividade em até 30% em todas as empresas que o adotam. Além disso, trouxe que tarefas repetitivas têm uma redução de até 90% no tempo de execução. Esse mesmo estudo enfatizou, também, que as automações provocam uma redução de custos operacionais ao reduzir um trabalho manual e otimizar o tempo. 

Juntamente com as ferramentas de análise do fluxo de trabalho, há algumas muito comuns e eficientes que automatizam e auxiliam na otimização do processo produtivo. Algumas como:

  • Make
  • Pipefy
  • Conta Azul
  • Capterra
  • Outros 

Após a realização de todas essas etapas, chegamos ao fim e resta só uma parte: Treinamento dos colaboradores. Essa parte chega a ser um pouco mais simples comparado ao que já foi realizado. Nela, basta organizar uma capacitação com um especialista da área a ser otimizada e detalhar quais serão as mudanças e os benefícios

Com isso, seu fluxo de trabalho estará otimizado!

Exemplos de empresas que otimizaram seus processos

Caso 1: Istel Sistemas

A Istel Sistemas é uma empresa de TI com foco em prestação de serviços para melhorar redes de informação. Por ser muito diversa quanto aos serviços prestados, foi observado uma defasagem na documentação dos processos internos que, junto à redução do volume de funcionários, era responsável por provocar a existência de processos obsoletos, impedindo uma gestão do conhecimento eficaz e uma execução não otimizada.

Por isso, a empresa buscou otimizar os seus processos com a realização de um mapeamento e posterior análise destas mesmas etapas. Como resultado, devido a um eficaz Mapeamento de Processos, a Istel obteve uma recuperação de, aproximadamente, 30% em seu custo. Conseguiu, então, um controle mais efetivo sobre os processos, uma melhor gestão do conhecimento e uma maior integração entre as áreas.

Caso 2: Lojas Americanas

As Lojas Americanas S.A é uma empresa varejista vista como referência no mercado brasileiro desde 1929. Em 2018, começaram a implantar as Lojas Local, que se tratavam de pequenos estabelecimentos que permitiam uma maior proximidade com o cliente ao estar presente em diversos lugares e apresentar uma grande variedade de produtos.

Entretanto, ainda possuíam uma dúvida quanto aos processos realizados nessas lojas. A grande rotatividade de produtos e a falta de padrão provocavam discordâncias em relação à operação. Para isso, buscaram a realização de um Mapeamento de Processos e, como resultado, a operacionalização dessas novas lojas da grande varejista brasileira sofreu uma grande otimização, fazendo com que o funcionamento da loja ocorra em menos tempo e a perda de produtos, problema comum à época, não aconteça.

Conclusão

A partir do que foi comentado, você com certeza já está um passo mais próximo de otimizar o seu fluxo de trabalho, ao entender as estratégias para identificar gargalos e as etapas realizar as melhorias, basta aplicar!

Se interessou em otimizar o fluxo de trabalho e obter melhorias? A Fluxo Consultoria pode te ajudar! Estamos no mercado há mais de 30 anos e temos uma vasta experiência no mercado de mapeamento e otimização de processos.
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Somos um grupo de graduandos da UFRJ que decidiu ir além das salas de aula da mais tradicional Escola de Engenharia do Brasil. Em busca de vivência empresarial e experiência em gestão, queremos nos preparar o quanto antes para o mercado de trabalho. Para isso, realizamos projetos de engenharia com a supervisão dos professores para resolver os problemas de nossos clientes.

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