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Mapeamento de Processos Eficiente: Um Guia com 5 passos para garantir uma organização eficiente na sua empresa

Mapeamento de Processos Eficiente: Um Guia com 5 passos para garantir uma organização eficiente na sua empresa

Mapeamento de processos

Descubra a importância de mapeamento de processos eficiente e aprenda como realizar um em sua empresa. Confira nosso guia completo para empresários de médias e grandes empresas.

O que é um Mapeamento de Processos?

O mapeamento de processos é uma das práticas mais relevantes atualmente quando se fala de organização da produção visando, futuramente, aumento de produtividade, crescimento de receita e diminuição de custos. 

A atividade costuma ser base para uma série de melhorias que buscam tais resultados, essas consideradas otimizações para os processos em questão,  com o tempo, essa combinação que aqui na Fluxo é chamada de MPOP (Mapeamento de Processos e Otimização de Processos) ganha cada vez mais força como uma das principais soluções para os mais diversos tipos e tamanhos de negócio.

O nome é um tanto quanto intuitivo; a ação consiste na documentação completa de cada um dos processos observados, levando em conta seus atores (funcionários, clientes, fornecedores ou sócios/donos), etapas (normalmente referidas como atividades) e documentos usados para registro (como Notas Fiscais ou planilhas próprias). Ao fim da tarefa de mapeamento esperam-se como resultado arquivos padronizados, cada um representando um dos processos, de maneira que a compreensão do funcionamento interno da empresa, setor ou área em questão seja extremamente facilitada.

Entretanto, por mais que a ideia não seja não seja complexa, muitos obstáculos são comuns durante a execução da prática, por isso, neste blog serão apresentadas instruções detalhadas, dicas, técnicas e ferramentas para a construção de um Mapeamento de Processos Eficiente.

Por que Realizar um Mapeamento?

  • Facilitação da gestão e tomada de decisões

O principal objetivo do Mapeamento de Processos é a facilitação da compreensão

do negócio, a ferramenta organiza visualmente todos os processos visados, justamente para que os líderes e tomadores de decisões consigam entender e idealizar planos de ação muito mais assertivos. 

  • Identificação de gargalos e oportunidades de melhoria

O aumento da eficiência operacional é uma consequência direta do Mapeamento de Processos, isso porque, durante o levantamento e análise das atividades é natural a percepção de problemas no planejamento e na realização dos processos. Durante entrevistas e estudos para o entendimento completo das etapas, a elaboração de ideias é inevitável e extremamente produtiva, a criação de hipóteses, alvos de futuras melhorias e validações é uma das grandes consequências da prática. Não à toa, o mapeamento é extremamente necessário para uma posterior otimização, fazendo com que muitas vezes um até se misture com outro e sejam considerados como uma única técnica.

Etapas de um Mapeamento de Processos

  • Identificação de processos chave

Inicialmente se deve escolher quais são os processos chaves para a análise. Muitas vezes não se dá a devida atenção à escolha dos processos a serem mapeados, isso porque, em médias e grandes empresas o número de processos costuma ser um tanto quanto alto o que dificulta e prolonga o tempo de aplicação da prática. É essencial, portanto, que se perceba quais são as áreas de maior congestionamento ou com maiores oportunidades de desenvolvimento, para que se dê atenção de fato aos processos que trarão resultados para o negócio quando otimizados, organizados, reformulados ou mesmo descontinuados.

  • Mapeamento do fluxo de atividades

Com os alvos de foco definidos se dá início a etapa de levantamento das atividades. Para tal, normalmente são realizadas uma série de entrevistas com os funcionários e líderes do negócio, sempre visando entender de fato cada processo e destrinchá-lo ao máximo, para que ao final tenha-se um passo a passo detalhado de como o realizar, os insumos coletados são então dispostos em diagramas de processo padronizados, aos quais daremos atenção mais a frente. Com o fluxo de atividades  registrado para cada processo detalhadamente, esse é submetido a validações até que seja considerado coerente com a realidade da empresa.

  • Análise e identificação das melhorias

A seguir, agora já com todos os processos registrados, devem ser feitas análises para entender como aprimorá-los, nesse momento é importante o uso de ferramentas de planejamento que ajudem a estruturar planos de ações certeiros, baseados em boa priorização e aplicáveis. Entre essas ferramentas estão os de diagramas de árvore para identificar causas raízes dos problemas encontrados e variadas matrizes para entender como o trabalho é organizado ou escolher a qual obstáculo dar mais atenção. Nessa etapa, aqui na Fluxo, são usadas diversas técnicas já consolidadas no mercado de consultoria, como a Matriz GUT, o 5W2H, a Cadeia de Valor e muitas outras.

  • Documentação e comunicação dos processos

Por fim, a documentação dos processos, das análises e muitas vezes dos novos processos, depois de remodelagens provenientes da etapa anterior e da aplicação de planos de ações, é de importância fundamental para a perpetuação das melhorias. Muitas vezes pessoas têm que ser preparadas para os novos métodos de trabalho e a falta de registro e organização é um clássico problema por prejudicar o aprendizado por parte dos funcionários. Buscando facilitar a transição também é importante ter atenção à comunicação das novidades aos trabalhadores, reuniões, vídeo-aulas e manuais podem ser ótimos aliados nesse momento. Se feita corretamente essa última etapa é responsável por garantir o sucesso de um Mapeamento de Processos como um todo.

Diagramas de Processos: Como Criar e Utilizar

Para registrar o fluxo de atividades de um processo são utilizados os Diagramas de Processos, que são basicamente ferramentas visuais para organizar e padronizar os processos. Existem diversos tipos de diagramas/fluxogramas que se adequam ao conceito mas os mais utilizados são os que seguem a linguagem BPMN. 

BPMN é basicamente um conjunto de regras que estabelece uma maneira ideal para documentar os processos, sempre dando atenção a atores, tipos de atividade, e possíveis divisores de fluxo a partir de condições (se quantidade maior que 3, realizar y… se quantidade menor que 3, realizar x…). Para conhecer melhor a linguagem BPMN clique aqui, e clique aqui para baixar o nosso tutorial ilustrado de BPMN (caso não posso usar o da fluxo usar o link https://www.lucidchart.com/pages/pt/simbolos-e-notacao-de-diagramas-bpmn)

É importante perceber que BPMN é apenas uma linguagem, um conjunto de normas, para de fato construir os fluxogramas será preciso o uso de algum software que possibilite a tarefa. Existem diversas opções desses na internet, das quais nós recomendamos 3:

O Bizagi é um software gratuito da Microsoft especializado na criação de fluxogramas BPMN, sendo assim ele possui diversas ferramentas de validação e atalhos que aceleram o fluxo de trabalho. Ao mesmo tempo o software deve ser baixado no computador para uso, e não possui ferramentas de trabalho coletivo por não ser na nuvem, o que são desvantagens 

Diferentemente do Bizagi, o Miro é uma opção 100% online para a criação de fluxogramas. Um de seus grandes trunfos é a capacidade de edição simultânea por vários membros, o que acelera as tarefas, e a interface amigável e intuitiva. Ao mesmo tempo, o site é idealizado para os mais diversos tipos de diagramas, o que significa menos facilidades no BPMN e consequentemente impõe um trabalho manual maior.

Já o Lucidchart se assemelha muito com o Miro na grande maioria dos aspectos, um detalhe importante é que nenhum dos dois tem todas as suas funcionalidades gratuitas, mas mesmo assim a criação de modelos BPMN não são dificultadas. O site é também é adepto a edição coletiva e também não exclusivo a BPMN assim como o Miro, entre os cabe a escolha por afinidade com os comandos, com a interface ou mesmo com os traços do desenho.

Na prática um fluxograma BPMN funciona da seguinte forma:

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Nele o retângulo maior, chamado de piscina representa todo o processo “Recebimento de insumos” e cada retângulo menor tem dentro de si as etapas correspondentes a seu ator. 

  1. O processo começa pelo evento verde (sempre) “Recebimento dos pedidos”, 
  2. Então, há uma atividade manual do gerente “Conferir o pedido,
  3. Em seguida há uma atividade de usuário (usada quando há interação com o sistema usado no negócio), “Atualizar o estoque no software do restaurante”
  4. Depois, os cozinheiros são responsáveis por “Armazenar os Insumos”
  5. Por fim, o evento final em vermelho retrata o resultado do processo (Insumos armazenados e registrados)

Evidentemente esse é um exemplo simplificado de um modelo BPMN já que em empresas médias e grandes a tendência são muito mais atividades eventos e até outros componentes da notação.

Como Garantir um Mapeamento de Processos Eficiente?

Muitos fatores são relevantes na definição do sucesso de um mapeamento de processos, entretanto dando atenção especial às dicas citadas neste blog, grande parte do caminho já estará andado.

  1. Envolva as pessoas certas

A equipe designada a realizar qualquer tarefa sempre é um dos pontos críticos para o resultado de qualquer tarefa. No mapeamento de processos não é diferente, profissionais experientes na área e com preparo e formação teórica são essenciais para a aplicação da técnica. Além disso, a organização da equipe e a escolha de liderança é um ponto importante, na Fluxo nossos gerentes de projetos e especialistas da área recebem treinamentos e preparação para os desafios de qualquer projeto e contam com consultores preparados para entregar resultados palpáveis.

  1. Utilize técnicas de entrevista e observação

Um detalhe ao qual ainda não foi dada a importância necessária são as técnicas de entrevista e observação. Durante a etapa de levantamento e compreensão das atividades a grande maioria dos insumos será coletada por um dessas duas vias, é importante que a equipe disponha de técnicas, preparo e ferramentas para extrair e absorver informações da maneira mais completa e fidedigna possível. Para mais informações recomenda-se o blog do site da Dheka.

  1. Priorize a simplicidade e clareza nos diagramas

Outro ponto importante é sobre a criação de diagramas de processos, deve-se sempre manter em mente que o objetivo das disposições gráficas é a compreensão completa do processo, de maneira que, dúvidas frequentes como o quanto detalhar ou o que é necessário dispor, separar ou juntar não fujam dessa ideia central. Muitas vezes a pouca prática dos envolvidos ou má disposição das informações pode trazer um super detalhamento confuso e indesejado aos fluxogramas, dificultando sua leitura, então se deve priorizar simplicidade e clareza, desde que possibilitando a visão completa das atividades.

  1. Faça revisões e atualizações periódicas

Um cuidado imprescindível na aplicação de um Mapeamento de Processos é a atenção que deve se dar a revisões e atualizações dos diagramas. Com o decorrer do tempo, mudanças nas atividades são normais, sendo elas desejáveis ou não, é necessário que os processos registrados estejam sempre em dia, coerentes com a realidade da empresa. É muito comum que depois de catalogar todos os processos a preocupação com a manutenção dos resultados diminua, fazendo com que os benefícios da prática sejam extintos a longo prazo.

  1. Promova a cultura de melhoria contínua

Melhoria contínua é um termo que separa os bons resultados dos excelentes quando o assunto é mapeamento de processos. A percepção de que a ideia principal de um MPOP é proporcionar estrutura suficiente para que as lideranças possam, constantemente, propor planos de ação, traz resultados cada vez melhores. Nesse aspecto, a cultura organizacional precisa estar de acordo, todos os envolvidos nos processos de elaboração de melhorias devem estar sempre insatisfeitos com as evoluções já obtidas, pois sempre há novas oportunidades de crescimento.

Conclusão

Em resumo, um Mapeamento de Processos Eficiente é aquele que tem cada uma de suas etapas executadas de acordo com uma série de práticas cuidadosas, desde as entrevistas até a análise dos processos, e que perpetua uma condição de domínio intelectual das atividades por parte dos responsáveis pelas melhorias de uma empresa setor ou área. Assim, os resultados da prática devem constantemente trazer para os líderes do negócio as condições ideais para a estruturação de planos de ação assertivos, que solucionem gargalos reais e aproveitem possíveis pontos de melhoria.

Como a Fluxo Pode te Ajudar?

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Nós da Fluxo Consultoria temos mais de 30 anos de experiência de mercado e trabalhamos com empresas consolidadas nos mais diversos setores. Nossos consultores especializados estão sempre à disposição para te ajudar a impulsionar seu empreendimento. 

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Marketing Fluxo

Somos um grupo de graduandos da UFRJ que decidiu ir além das salas de aula da mais tradicional Escola de Engenharia do Brasil. Em busca de vivência empresarial e experiência em gestão, queremos nos preparar o quanto antes para o mercado de trabalho. Para isso, realizamos projetos de engenharia com a supervisão dos professores para resolver os problemas de nossos clientes.

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Somos uma empresa júnior, da Universidade Federal do Rio de Janeiro, de acordo com a Lei 13.267/2016, e realizamos projetos de consultoria em engenharia. 

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