skip to Main Content

Mapeamento e otimização de processos: dois atos que irão impulsionar os resultados da sua empresa

Com o surgimento da ciência do tempo e do método, em 1932, Stewart introduziu o controle estatístico da qualidade, que possibilitou inúmeras aplicações no processo e foi a base para o sucesso da famosa técnica “Total Quality Management”. Na década de 1950, nasceu a engenharia industrial e, em 1970, nasceu o Just-in-Time, em que a Toyota adotou a definição de “eliminar tudo o que não agrega valor a um produto”. Então, em 1990, o movimento organizacional começou a se aplicar por meio do mapeamento de processos, outra forma de não fazer nada além de eliminar tudo o que não agrega valor ao produto/serviço.

De início, é válido analisarmos como é realizado o mapeamento e a otimização dos processos, quais são os as maneiras de realizar essa atividade e quais ferramentas são necessárias para colocar em prática tudo o que veremos a seguir.

Muitas questões relacionadas à produtividade da empresa estão diretamente relacionadas à forma como os processos são executados e quão eficientes eles são. Então, quanto menos estruturada for uma atividade, com muita burocracia, falhas e tempo perdido esperando por materiais e informações, mais prejudicial ela é para o negócio. Para evitar que isso aconteça, tecnologia e ferramentas devem ser usadas para ajudar a gerenciar o processo de melhoria.

Como pode ser realizado?

  • Acompanhar o andamento dos processos

Para começar o mapeamento, o ideal é realizar o acompanhamento das atividades e analisar as suas perspectivas, alguns exemplos são: quais as entradas de materiais e informações, quais os fornecedores, quais os métodos de trabalho, quais as saídas e quais e quantos são os clientes.

  • Construção do fluxograma 

Após a realização do acompanhamento do processo, será necessário a criação do fluxograma, contendo as informações das atividades realizadas. É importante que o fluxograma seja bem detalhado e que contenha todos os detalhes dessas atividades.

  • Identificação dos pontos falhos do processo

Durante a execução da atividade, é importante identificar os pontos fracos, quais as suas causas e em qual ponto do processo ele ocorre. Posteriormente, será possível conhecer as causas e definir as soluções que precisam ser realizadas. 

  • Escolha das melhorias que serão aplicadas 

Nesse momento, é necessário analisar quais pontos podem ser ajustados e quais melhorias a empresa fará após o mapeamento

Não se esqueça: após o mapeamento do processo ser feito e todas as mudanças aplicadas, é necessário criar um ciclo de monitoramento, para verificar a eficácia da operação e quais outras mudanças podem ser necessárias.

Quais são as principais técnicas e ferramentas utilizadas no mapeamento de processos?

5W2H

A ferramenta 5W2H permite organizar os processos de maneira funcional.  É também um ótimo instrumento para a elaboração de projetos, controle de processos e gestão da qualidade, visto que possibilita uma visão holística de todas as etapas envolvidas em um processo.

O nome dessa técnica está relacionado às iniciais, em inglês, de algumas perguntas que são utilizadas como orientação para o desdobramento do processo. São elas:

  • What? (O quê);
  • When? (Quando);
  • Who? (Quem);
  • Where? (Onde);
  • Why? (Por que);
  • How? (Como);
  • How much? (Quanto custa).

O 5W2H se destaca na sua forma de gestão por ser uma ferramenta simples, completa e eficiente, além de ser dinâmica, pois mesmo depois que o seu plano de ação tenha sido colocado em prática é possível realizar ajustes e modificações pontuais.

Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de gestão para auxílio na resolução de problemas, do qual são priorizados os mais urgentes. A matriz classifica cada problema de acordo com a sua gravidade, urgência em resolvê-lo e pela sua tendência em piorar com rapidez ou de forma lenta.

Gravidade, analisando o problema pela sua intensidade ou impacto que pode causar caso não seja solucionado. Urgência, observando o prazo para resolver a dificuldade encontrada. E tendência, avaliando conforme a sua possibilidade de evolução em agravar as situações, o potencial de crescimento do problema. Tais prejuízos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente, atribuindo uma nota que varia de 1 a 5.

A vantagem da matriz GUT é que por meio das prioridades é possível traçar estratégias corretivas e preventivas a fim de minimizar ou eliminar os problemas.

Banner6
Banner5

Softwares específicos

As empresas podem usar software de gestão para ajudar a controlar os processos. Essas ferramentas de automação de processos permitem mapear os processos do dia a dia para identificar e eliminar gargalos, controlar a gestão financeira, melhorar a eficiência dos processos e garantir a eficácia dos funcionários relevantes.

O ERP, sistema integrado de gestão empresarial, permite que os usuários projetem, modelem, implementem, automatizem e analisem os processos.

Essas ações em uma organização auxiliam na realização do fluxo de trabalho com agilidade e facilidade. A tecnologia contribui para a otimização dos processos tornando-os mais enxutos, além disso, a sua utilização traz benefícios: como a redução de custos, eficiência nos processos, estruturação do ambiente organizacional e permite a expansão dos processos.

Quais são as vantagens do mapeamento de processos?

Por fim, depois de exposto todo o processo, quais são as reais vantagens de mapear e otimizar os processos? 

Com o mapeamento de processos, é possível descrever toda a trajetória de cada atividade da empresa de maneira objetiva, transferir responsabilidades para cada etapa, calcular melhor os recursos, insumos e mão de obra necessários, conhecer os principais gargalos dos processos e demais situações que contribuem para otimizar o tempo de trabalho.

Correção de problemas 

Quando os processos são mapeados, a identificação de problemas torna-se mais precisa, uma vez que é possível saber onde uma falha ocorreu e quais são suas prováveis causas. Assim, as soluções podem ser mais acertadas e definitivas.

Elaboração de melhorias a serem aplicadas

Da mesma forma que, com o seu auxílio, é possível identificar os pontos fracos do processo, o mapeamento também permite que oportunidades de melhorias sejam encontradas, mesmo naquelas atividades que já proporcionam bons resultados.

Redução de desperdícios

Outro ponto importante no mapeamento de processos é a redução de desperdícios. Ele pode aparecer em três diferentes aspectos:

tempo: ociosidade ou tempo de deslocamento do colaborador para buscar material, por exemplo.
materiais: com o mapeamento, utiliza-se somente o necessário.
recursos: ociosidade de máquinas, equipamentos e ferramentas.

Aumento da produtividade

O aumento da produtividade também é identificável em diversos âmbitos. Veja só alguns deles:

alteração do layout: faz com que atividades sequenciadas e relacionadas estejam mais próximas.
eliminação de tarefas desnecessárias: aquelas que não agregam valor ao resultado final.
organização dos materiais: redução do tempo de espera ou ociosidade por falta dos itens.

Redução de custos

Com todos os benefícios já citados, a redução de custos acaba se tornando uma consequência do mapeamento de processos, principalmente porque ele garante maior eficiência na execução das atividades.

Esse artigo foi útil para você?

Fica de olho no blog da Fluxo!

Quer saber mais? Clica aqui e fala com a gente!

Entenda o porquê do crescimento significativo do setor T.I a da análise de dados
Por que a concepção é uma etapa chave na hora de desenvolver um aplicativo?

Outros assuntos:

This Post Has 0 Comments

Deixe um comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado.

CNPJ: 72.387.608/0001-21

A Fluxo Consultoria é uma empresa sem fins lucrativos, visando fomentar o empreendedorismo no Brasil através de projetos de engenharia de alta qualidade e custo abaixo do mercado. Todo o valor ganho é revertido para a formação profissional dos nossos membros e alunos da UFRJ.