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Melhoria De Processos: Saiba Como Aplicar Em Sua Empresa E Melhorar A Produtividade

Melhoria de Processos: saiba como aplicar em sua empresa e melhorar a produtividade

Uma boa gestão de processos está diretamente ligada à melhoria da produtividade de uma organização. Isso porque, quando as empresas realizam o melhoramento dos seus processos constantemente buscando o aperfeiçoamento do trabalho, conseguem atingir a eficiência da sua cadeia produtiva.

Dessa forma, a saúde dos processos afeta diretamente o desempenho do negócio. Por isso, vamos te explicar como aplicar a melhoria dos processos na sua empresa e como ela pode melhorar a produtividade do seu negócio!

O que é melhoria de processos? 

A Melhoria de Processos é uma organização/reparo dos processos de uma empresa, com o objetivo de garantir que os processos tenham maior eficiência e performance, desta forma, trazendo os resultados esperados para a organização.

De acordo com o BPM CBOK, o guia de gerenciamento de processos de negócio, a melhoria de processos é uma iniciativa específica ou um projeto para melhorar o alinhamento e o desempenho deles.

Dessa forma, para melhorar os processos de uma empresa é necessário analisar os processos atuais, identificar os pontos de gargalo e desenhar um novo fluxo de trabalho dos processos para que ele entregue mais valor aos clientes.

Quais são os benefícios da melhoria de processos? 

A melhoria de processos é uma prática muito importante para as empresas, pois, ela é responsável por identificar problemas, ajudando em uma produção mais eficaz.

Dessa forma, essa prática gera muitos benefícios para os negócios, dentre eles estão: 

  1. Otimização de tempo: A partir da análise e melhoria dos processos é possível identificar e retirar gargalos dos processos principais da empresa, agilizando assim a capacidade de produzir e entregar a solução do negócio pros seus consumidores.

Retirar gargalos e otimizar o tempo gera maior produtividade para seus colaboradores, contribuindo para uma entrega mais rápida e eficiente do produto ou serviço comercializado pela empresa, gerando benefícios de imagem e econômicos, afinal, tempo é dinheiro!

  1. Redução de custos: Realizar o mapeamento e melhoria dos processos organizacionais pode gerar impactos direto nos custos da empresa, isso porque, ao analisar os processos é possível identificar a utilização desnecessárias de alguns recursos que poderiam ser destinados para outros lugares que seriam melhor usados.

Além disso, se uma empresa deseja se tornar cada vez mais competitiva, a diminuição dos custos é um ponto muito importante, visto que dessa forma, o negócio conseguirá entregar preços mais atraentes aos seus consumidores.

Em resumo, com a análise dos processos, a empresa pode avaliar o que precisa ser melhorado e reduzir despesas durante as fases de produção e comercialização do seu serviço ou produto.

  1. Aumento de resultados: Com uma cadeia produtiva mais rápida e com menos custos, a melhoria de processos proporciona um aumento de resultados nas empresas que utilizam a prática. Ao produzir mais e em menos tempos com menor custo, é viável que o número de vendas aumente, gerando também aumento no lucro da empresa.
Pessoas praticando a melhoria de processos
Foto de Mikael Blomkvist no Pexels

Como aplicar a melhoria de processos em 5 passos

Agora que você já sabe o que é Melhoria de Processos e os benefícios que essa prática pode gerar na sua empresa e para sua equipe, chegou o momento de entender como aplicá-la na sua organização. Confira os passos abaixo:

  • Identificação dos processos atuais

A primeira etapa deve começar pelo levantamento e identificação de todos os processos que serão melhorados. Essa etapa é muito importante para constatar por qual razão esses processos estão sendo feitos e avaliar se eles realmente estão entregando valor à organização.

Por isso, é importante se fazer algumas perguntas para refletir sobre a importância dos processos atuais: 

  • Porque esses processos existem?
  • Para quem esses processos entregam valor? 
  • Quais são os gargalos?
  • Onde está havendo retrabalho?
  • Como está a saúde dos processos?

As respostas que surgirem dessas perguntas serão fundamentais para a próxima etapa.

  • Priorização dos processos

Após a identificação e análise dos processos na primeira etapa, chegou o momento de priorizar esses processos. É preciso definir e separar quais processos mais críticos e que precisam ser melhorados primeiro, daqueles que podem esperar mais um pouco. 

Essa etapa é muito importante, visto que se houver uma priorização errada, pode acontecer dos processos mais críticos continuarem gerando gargalos e prejuízos a sua organização!

  • Realização do mapeamento dos processos

O mapeamento é imprescindível para a melhoria dos processos. É o momento de identificar com mais precisão e clareza como cada processo é feito, o que ele gera para a organização, quem é o dono do processo, entre outros pontos fundamentais.

Você pode desenhar os processos num mapa virtual, em ferramentas online, ou até em um caderno. O importante é que você saiba onde e como começa um processo e onde e como ele termina, anotando todos os recursos que ele precisa para funcionar e todas as pessoas envolvidas na operação. Aproveite essa etapa para identificar as melhorias que os processos podem ter e conversar com todos os colaboradores que participam da operação para que eles possam dar a sua visão de pontos a melhorar na cadeia produtiva.

  • Redesenho e Melhoria dos processos

Agora chegou o momento de redesenhar os processos atuais e aplicar as melhorias identificadas anteriormente. Essa etapa definirá como as atividades passarão a ser realizadas de forma mais eficiente para a empresa. Você pode realizar uma reunião de brainstorming com sua equipe para que os envolvidos nos processos possam opinar sobre as melhorias a serem implementadas. Redesenhe o processo da melhor forma possível para a organização, deixando claro os responsáveis e as mudanças propostas.

  • Implemente as melhorias

Com os processos todos redesenhados e melhorados, é o momento de apresentá-los aos colaboradores. É importante deixar os novos processos bem visuais para que as pessoas participantes consigam entender e identificar suas responsabilidades. Lembre-se de investir em treinamentos para os funcionários nessa etapa.

Após a implementação das melhorias, monitore cada uma dessas mudanças para entender como elas impactaram sua organização e ajudaram os seus colaboradores a ganhar mais produtividade no dia a dia!

E para finalizar

A melhoria de processos é uma prática necessária para qualquer empresa que deseja crescer e ganhar mais espaço no mercado. Isso porque, ela vai ajudar a sua empresa a reduzir custos, aumentar a produtividade dos colaboradores, identificar problemas nos processos e implementar melhorias.

Por isso, sempre que possível faça uma análise nos processos do seu negócio, e procure identificar pontos que podem ser melhorados para gerar mais eficiência na organização!

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