Modelagem de Processos de Negócios: O que é, para que serve?

Modelagem de Processos – você já ouviu falar em BPM ?

Lendo um artigo no Blog da Fluxo, que fala sobre as vantagens da otimização de processos, resolvi escrever um pouco sobre a minha experiência profissional em modelagem de processos de negócios. Ela também é chamada de BPM (business process modeling), na sigla em inglês. Por isso, venho aqui contar sobre meu trabalho em um projeto de BPM, para uma escola no Recreio dos Bandeirantes.

Nele, pude aprender o que é e para que serve a modelagem de processos. Agora, depois desse primeiro contato com a BPM, eu tive a oportunidade de aplicar seus conceitos em outros projetos na própria Fluxo. Por isso, vi que é um conhecimento muito importante na gestão de negócios. Nesse artigo, irei compartilhar um pouco da experiência que ganhei na área.

O que é um modelo?

Um modelo nada mais é do que uma representação simplificada da realidade. Falar em modelo de processo talvez fique um pouco distante de assimilar, para quem não tem experiência ou ainda não teve contato. Por isso, vou recorrer a um exemplo mais palpável para todos: a construção civil.

O que é um modelo de uma casa? Como um modelo é a representação simplificada da realidade, a planta baixa e as demais plantas podem ser consideradas um modelo da casa, que é a realidade. Se você souber interpretar as plantas, certamente terá a capacidade de imaginar aquela casa. Assim, quanto mais detalhado e próximo da realidade, mais difícil é produzir o modelo. Mas, por outro lado, mais preciso ele será.

Ainda no exemplo da casa, imagine que você queira vender um condomínio de casas. Muitos potenciais compradores não têm a capacidade de imaginar a casa pronta a partir de uma planta. Por isso, você pode recorrer a outros modelos mais próximos da realidade, como uma maquete virtual ou até mesmo uma maquete real. Qualquer pessoa, vendo a maquete, terá a capacidade de visualizar a casa pronta. Ela é um modelo da realidade.

É possível modelar negócios usando diferentes frames, não necessariamente a visão por processos. Em dois artigos do Blog Industrial você irá encontrar, exemplos com o modelo da gestão baseada em atividades e com o modelo das 5 forças de Porter.

O que é um processo de negócio?

Um processo de negócio nada mais é do que uma sequência de atividades iniciadas a partir de uma demanda, com o objetivo de entregar algum resultado. Por exemplo, em uma indústria de manufatura existem diversos processos de negócios, que são disparados a partir de demandas. Elas podem vir de clientes, fornecedores ou do governo e levam à entrega de produtos e relatórios.

Novamente, vou recorrer a um exemplo para ilustrar o que é um processo de negócio: compras. Suponha que a indústria tenha um sistema informatizado que detecte, a partir da previsão de vendas, que o nível de estoque não será suficiente para a produção. Asso, ele fará com que seja disparado um processo de compras.

Nesse processo, as pessoas do departamento de compras recebem a notificação da necessidade, fazem contato com os fornecedores, fazem cotações para obter preços, entre outros. Tudo isso é feito para garantir que os materiais sejam comprados e fiquem em estoque. A partir da informação inicial, a demanda, esse processo foi iniciado.

O que é a modelagem de processos de negócios?

Juntando os dois “o que é” anteriores, fica mais fácil definir a modelagem de processos de negócios. A BPM é o trabalho realizado para se representar processos de negócios em modelos, utilizando determinadas metodologias e técnicas.

Você já viu fluxogramas? Um fluxograma é um modelo de um processo. Ao ler um fluxograma, você provavelmente irá imaginar o processo real, mesmo sem ter contato com a realidade. Porém, se você nunca tiver tido contato com o ramo antes, talvez você tenha um pouco de dificuldade de entender o processo.

Na modelagem de processos de negócios, podemos dar diferentes níveis de detalhamento de cada processo modelado. Por exemplo, você pode fazer um modelo com o macro processo da empresa ou organização com uma caixa para compras. Ou seja, todas as atividades realizadas nos processos de compras estariam dentro desta caixa e ela estaria ligada com recebimento, bem como a produção. Podemos fazer um outro modelo somente para detalhar os processos de compras, com uma caixa para cada processo dentro do processo de compras.

Como é feita modelagem de processos de negócios?

A modelagem de processos de negócios normalmente pode ser feita de várias formas. Entrevistas com os responsáveis pelos processos, observação da execução dos processos e análise de documentos são algumas dessas maneiras.

Existem diversas ferramentas ou frames para a modelagem de processos, como por exemplo o Aris e o BPMN. Independentemente da ferramenta utilizada, você pode utilizar a abordagem bottom up ou top down para fazer a modelagem:

• Bottom up – você vai modelar de baixo para cima. Ou seja, vai primeiro entender os processos nos seus detalhes e depois vai chegar à visão macro da empresa.
• Top down – você vai modelar de cima para baixo. Isso significa que primeiramente precisará ter a visão macro dos processos da empresa e depois detalhar cada macro processo.

 Para que serve a modelagem de processos de negócios?

A modelagem de processos de negócios pode ter diversos objetivos. Dentre eles, destaca-se documentar ou melhorar o que é feito, eliminar processos que não geram valor ou automatizar processos. É muito importante ter em mente qual é o seu objetivo! Assim, você obterá melhores resultados na sua modelagem de processos.

Vou dar um exemplo relacionado à área em que eu atuo. A modelagem de processos ajuda muito no projeto de implantação de um software de gestão, com o alinhamento dos processos reais aos processos do sistema. Um dos principais desafios da implantação de um sistema de gestão é a adequação desses processos. O sistema tem processos pré-definidos, a empresa tem os seus processos reais. Ambos precisam ser compatibilizados.

Durante a implantação do sistema de gestão, invariavelmente encontramos alguns processos reais diferentes dos processos do sistema. Por isso, dependendo da situação, é recomendada a alteração do processo real ou uma adequação do sistema. Essa decisão fica mais fácil de ser tomada quando temos os processos modelados. Assim, um dos benefícios é justamente essa padronização dos processos.

A modelagem de processos pode ajudar a sua empresa?

Agora que você já sabe o que é e para que serve a modelagem de processos, você acha que ela pode ajudar a sua empresa? Sabe aquele formulário de papel que você preenche sem saber por que? Ou as atividades que você faz porque “aqui trabalhamos dessa forma”? Muito provavelmente, após um projeto de otimização de processos, você irá enxergar muitas oportunidades de melhoria. Ele permite eliminar atividades que não geram valor, criar novas atividades para melhorar o atendimento ao seu cliente, dentre várias outras possibilidades.