BPMN: entenda como funciona e aprenda agora a aplicar em seus processos

Uma forma de se entender melhor os processos e funcionamento da empresa é a modelagem de processos.

A notação BPMN foi criado para facilitar essa modelagem, sendo composto por um conjunto padronizado de símbolos e regras.

O que é BPMN?

A notação BPMN (Business Process Model and Notation) se trata de um conjunto de regras e símbolos, usados para representações os processos graficamente na modelagem de processos.

Essa notação permite modelar diferentes fluxos de processos com vários níveis de detalhamento, além de facilitar o entendimento por ser um modelo internacional.

Tendo surgido da união de várias empresas de ferramentas de modelagem, onde cada uma delas tinha sua própria notação, algo que se mostrava muito improdutivo, dificultando a comunicação entre usuários e clientes.

A notação BPMN hoje é mantida pela OMG (Object Management Group), uma entidade internacional que regula padrões tecnológicos.

Desta notação padronizada que estava sendo desenvolvida,a forma encontrada foi uniformizar o jeito com que se modela os processos.

De modo que seja facilmente lido tanto por usuários técnicos quanto por usuários de negócios.

Qual a função do BPMN?

Surgindo então o BPMN, onde é possível maximizar a compatibilidade entre os sistemas de informação e facilitar a comunicação entre os setores e pessoas, já que estrutura e mostra o processo e suas fases.

Além de melhorar a comunicação, a notação BPMN permite também uma melhor ilustração do processo.

Sendo então mais fácil de compreender, tanto o que está ilustrado, quanto a possibilidades de otimização ficam mais evidentes.

Em resumo, a notação BPMN tem como função facilitar essa comunicação e visualização do processo.

A partir de uma diagramação intuitiva, que permite a representação fiel com processos mais complexos, e uma linguagem que serve como padrão de modo que coloca um fim na lacuna da comunicação entre modelagem de processos e seus executores.

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Vantagens da aplicação do BPMN

Fácil comunicação

A primeira vantagem de se adotar o BPMN é a facilidade na comunicação que ele traz.

Por estabelecer uma linguagem comum, a notação BPMN é possível de ser compreendida por todas as pessoas envolvidas nos processos de negócios.

Essa facilidade na comunicação se dá pelo fato de que o BPMN usa de diagramas simples, que assertivamente traduz até os mais complexos processos para uma forma de forma simples e de fácil compreensão.

Versátil

Outra grande do BPMN é a possibilidade de ser aplicado a diversos tipos de processos, sejam eles administrativos, financeiros, operacionais, desenvolvimento de produtos, desenvolvimento de softwares ou qualquer outro processo.

Por ser de uso aberto, o BPMN tem uma ótima compatibilidade com diversos modelos, já que não foi feito para um único método ou área.

Suporte em ferramentas de BPMS

Ferramentas de BPMS (Business Process Management Suite) são ferramentas que dão apoio a gestão de processos de uma empresa, das mais diversas áreas, modelagem, execução, ou controle.

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A forma simples e didática usada pela notação BPMN em sua representação gráfica dos processos de negócio, permite que seja compreendida facilmente em ambiente operacional.

Além de muitas ferramentas de automação de processos se basearem em diagramas BPMN.

Como aplicar a notação BPMN?

Por ter o princípio de ser uma forma simples de notação e formação de modelos de processos de negócios, o BPMN, tem um funcionamento muito simples.

Sendo utilizados 4 principais tipos de elementos em sua construção.

Vamos agora entender melhor cada um desses elementos e como são comumente simbolizados:

Objetos de Fluxo

O primeiro elemento que vamos tratar são os objetos de fluxo (Flow Objects), que são elementos gráficos do BPMN.

Estes são divididos em atividades, eventos e decisores:

Atividades

São os trabalhos que deverão ser executados dentro do processo. Sendo divididos em subprocessos e tarefas, de acordo com o tipo de trabalho que essa atividade inclui:

• Subprocesso: obedece e contém uma sequência de passos a serem executados
• Tarefas: são atividades mais simples, exigindo um menor nível de trabalho, são ações executadas por uma pessoa, ou papel, de modo que agregue valor ao resultados final do processo.

Eventos

São situações que ocorrem durante o processo, que afetam diretamente o fluxo e têm uma causa (trigger) e um impacto (result). Podem ocorrer em qualquer etapa do processo, podendo ser de início, intermediários e de fim.

Onde dependendo do evento, diferentes consequências ocorrerão, seja qual for a etapa do processo em que esteja inserido.

Decisores

Os decisores, ou Gateways, representam pontos onde o fluxo deve ser controlado, separando ou unindo o fluxo.

Artefatos

Usados como agregadores de informações adicionais, os artefatos, mostra no processo o que está sendo desenvolvido.

E podem ser divididos em três grupos principais:

• Objeto de dados: que mostram como ocorre a requisição e produção dos dados por atividade;
• Grupos: são empregados para realizar a documentação ou análise;
• Anotações: são usadas com o fim de transmitir ao leitor informações sobre a atividade.

Objetos de conexão

Os objetos de conexão são os representantes da maneira em que os objetos de fluxo se conectam entre si, qual a relação entre eles.

Existem três tipos:

• Associação de artefatos ou elementos do fluxo: associa os artefatos ao próprio fluxo do processo;
• Fluxo de Mensagem: indica a troca de informações do processo com tudo que for externo;
• Fluxo de sequência das atividades: indica a sequência ou ordem de fluxo das atividades do processo.

Swimlanes

As swimlanes tem como função organizar as atividades em categorias visuais separadas, agindo como um contêiner para os objetos de fluxo.

• Piscina (Pool): Representa a própria organização, traz os fundamentos e princípios do processo.
  
  São utilizados em diagramas que abrangem dois ou mais participantes ou entidades de negócio e detalham a função de cada um, separando os processos e eventos em áreas chamadas de pools;
  
• Raia (Lane): Dentro das pool existem subdivisões, e sua função é a de manter a organização de todas as atividades do processo.
  
  Separando as atividades de acordo com as atividades associadas, seja por função ou papel.
  
  Uma possibilidade é usar a lane como representação de determinado setor ou área da companhia representada na pool.

A notação BPMN em si se dará pela organização desses elementos de modo a criar um diagrama simples e facilmente compreensível dos processos da organização, criando tanto um guia quanto um documento para ser analisado pelos gestores e stakeholders.

Conclusão

Se você pensa em padronizar os processos da sua empresa, a notação BPMN é algo imprescindível para formalizar esses padrões.

Por isso, sempre busque usar essa notação para ter mais clareza e melhorar a comunicação das suas atividades.