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Pessoa Tendo Organização Nos Documentos

Organização de Documentos: 7 Formas para te ajudar com isto!

Como sempre ressaltamos aqui, a organização é um fator de extrema importância para o funcionamento adequado de todo e qualquer ambiente pois otimiza e facilita diversos processos, principalmente os de trabalho.

Dentre todas as pendências organizacionais existentes, uma das mais importantes e que representa uma grande responsabilidade é referente à organização de documentos.

Afinal, quem nunca se pegou aflito ao não encontrar uma papelada específica com facilidade? Essa busca desesperada além de gerar estresse, demanda um tempo maior, sendo um atraso no processo de trabalho e causando um desgaste psicológico que pode interferir até mesmo na sua produtividade.  

Dentre as diversas vantagens que organizar documentos de forma correta apresenta, podemos destacar:

  • Otimização do processo de trabalho
  • Fácil identificação dos documentos e menor tempo de busca
  • Conservação adequada e segurança de armazenamento
  • Aumento da produtividade

Para usufruir desses benefícios e almejar a organização desejada, algumas medidas simples e eficazes podem ser tomadas. 

Com o intuito de elucidar as principais delas, preparamos uma lista com 7 formas para te ajudar nessa missão.

#01. Invista em divisórias

Sem dúvidas, separar os documentos em grupos distintos de acordo com as especificidades dos mesmos é um passo importante para a organização.

Para isso, investir em pastas divisórias, armários e gavetas é uma forma simples de conseguir dividir e catalogar cada documento em seu respectivo local.

Você pode ainda fazer uma associação com cores. Por exemplo: em pastas amarelas ficam apenas documentos de identificação dos clientes; Em uma azul termos de contrato, e por aí vai.

No caso de gavetas e armários, você pode colar adesivos padronizados para cada compartimento, identificando de forma efetiva o que cada um vai armazenar.  

É uma maneira bem funcional de dividir os documentos gerais em grupos específicos que vão te ajudar bastante na hora de buscar e identificar o arquivo desejado.

#02. Escolha uma metodologia de armazenamento

Que dividir e alocar os documentos de acordo com suas especificidades é importante você já sabe, mas, como é possível padronizar essa divisão?

A partir das metodologias de armazenamento você consegue definir e padronizar as subdivisões, basta escolher a que melhor atende às suas demandas e a que te parecer mais prática.

São elas:

  • Alfabética: É a mais comum e utilizada nas mais diversas corporações, sejam elas escolas, clínicas médicas, secretarias, etc. Consiste na organização dos arquivos por ordem alfabética, catalogando-os de acordo com a ordem das suas iniciais tendo o alfabeto como referência. É uma ótima opção para armazenamento de dados pessoais usando o nome do cliente, por exemplo.
  • Numérica: Ótima opção para financeiros, essa metodologia padroniza os arquivos por números. A partir dessa metodologia é possível definir prioridades e armazenar documentos como boletos bancários, extratos, etc. 
  • Geográfica: Os dados são armazenados e separados de acordo com as localizações geográficas. Muito utilizada em departamentos públicos, como unidades básicas de saúde e redes de abastecimento de água e energia, por exemplo.

Vale ressaltar também que você pode associar essas metodologias, criando ainda mais subdivisões e tornando-as ainda mais específicas.

#03. Descarte os documentos

Descartar documentos desnecessários é uma ótima alternativa para diminuir a demanda de espaços físicos, evitar a desorganização e possíveis acúmulos.

Para fazer isso de forma correta, é importante entender que os documentos apresentam um período de validade, chamado de temporalidade.

A temporalidade varia de acordo com os tipos de documentos existentes. Alguns são permanentes e não podem ser descartados, outros levam meses ou anos e os principais estão listados a seguir:

  • Permanentes: Escrituras de imóveis, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), Cartão do Programa de Integração Social (PIS), e documentos de cidadania no geral, como certidão de nascimento, casamento e óbito.

·         5 anos: Pagamentos de tributos, extratos bancários, recibos e comprovantes de pagamentos no geral.

·         3 anos: Recibo de aluguel e faturas de cartão de crédito.

·         1 ano: Comprovantes de hospedagem e Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV).

  • Meses: Extratos do fundo de garantia do tempo de serviço FGTS (2 meses), notas fiscais de produtos não duráveis (1 mês), comprovantes de pagamentos de água, luz e internet (3 meses).
  • Até o prazo estabelecido ou a conquista do benefício: Documentos para a aposentadoria como termo de rescisão de contrato de trabalho, carnês de consórcios e notas fiscais de bem duráveis.

Vale ressaltar a importância de analisar os dados de validade dos arquivos com muito cuidado, para que não haja confusões e descartes inadequados. Atenção redobrada, pois esse é um tópico de muita responsabilidade! 

Pessoa realizando a organização de documentos
Foto de Anete Lusina no Pexels

#04. Substitua documentos físicos por digitais

Sempre que possível, modernize os documentos e torne-os digitais. Isso vai diminuir a ocupação dos espaços físicos e abrir um leque de possibilidades quanto ao armazenamento, que poderá ser feito de forma mais simples que o convencional.

Para isso, você poderá contar com uma grande aliada: A microfilmagem, técnica realizada com câmeras capazes de captar minuciosamente as informações contidas e transformar arquivos físicos em digitais com alta qualidade de imagem.

Além disso, esses arquivos têm validade jurídica por lei, e apresentam uma longa duração.

Como é um processo não tão simples, você pode contratar um serviço especializado que ficará responsável por essa demanda. 

#05. Mantenha a integridade dos documentos

Manter os documentos físicos já padronizados e separados em boas condições também faz parte do processo de organização. Por isso, é importante tomar cuidados durante o armazenamento de documentos e o manuseio dos mesmos.

Algumas atitudes simples podem garantir uma boa preservação dos arquivos, sendo as principais:

  • Cuidado com a umidade e líquidos: Evite armazenar os arquivos em locais úmidos, e tenha cuidado com xícaras de café e garrafas d’água na sua bancada de trabalho. 
  • Não deixe papéis soltos: Sempre opte por pastas e envelopes, assim o risco de amassar ou rasgar os papéis diminui significativamente.
  • Evite dobraduras: Esse hábito leva ao desgaste rápido do material, portanto, armazene os documentos em sua disposição normal, evitando amassá-los.

Com essas medidas simples você consegue garantir a integridade dos documentos armazenados  e assegurá-los..

#06. Defina regras de organização

Definir regras para o uso dos documentos é fundamental para a manutenção da organização. 

A imposição de normas possibilita o controle da eficiência desejada, tornando o ambiente de trabalho mais harmonioso e padronizado.  

Assim, estabeleça normas para adequar, padronizar e sistematizar o manuseio desses arquivos durante toda a jornada de trabalho, tornando a organização um hábito para todos os envolvidos. 

#07.  Realize reorganizações periódicas

Ainda que a manutenção seja feita a partir das regras estabelecidas, a tendência é sempre aumentar o fluxo e a quantidade de documentos armazenados nas empresas. 

Com toda a movimentação diária e as demandas atendidas, cria-se a necessidade de um novo processo geral de reorganização, que deve ser feito periodicamente de acordo com as suas necessidades. 

Essa reorganização é fundamental para a alocação de novos documentos e para o descarte dos antigos.

Além  disso, possibilita novas atualizações e a realização das adequações necessárias. 

Conclusão

Por fim, agora que você já conhece todos os benefícios existentes e a necessidade de manter documentos e arquivos organizados, basta aplicar as dicas dadas acima e parar de se preocupar com papeladas perdidas e tempo desperdiçado. 

Lembre-se sempre: Investir em produtividade e otimização de processos é sempre o melhor caminho para o desempenho e a funcionalidade da sua empresa. 

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