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12 Formas incríveis de melhorar a organização do ambiente de trabalho

organização do ambiente de trabalho

A organização é um fator de extrema importância para o funcionamento adequado em diversos ambientes, inclusive o de trabalho.  Por isso, é fundamental mantê-la.

Tal organização promove inúmeros benefícios para a sua jornada de trabalho diária, promovendo uma diferença significativa no seu desempenho e bem-estar.

Organização vs Desorganização

Dentre todos os benefícios existentes em priorizar a organização do ambiente de trabalho, podemos citar como os principais:

Otimização do tempo: Com o local organizado as demandas são realizadas de forma rápida, tendo em vista a facilidade que a organização oferece para a realização de tarefas.

Produtividade: A produtividade é aumentada, visto que a eficiência cresce significativamente em decorrência do processo facilitado que a organização produz.

Trabalho satisfatório: O trabalho realizado se torna mais assertivo, tendo um menor índice de erros por parte de quem o faz.

Conforto: Um ambiente organizado gera conforto e satisfação. 

Imagem positiva para a empresa: Seja residência ou prédio empresarial, todo lugar organizado é bem-visto por quem está nele, pois a organização gera a impressão de competência e responsabilidade.

Em contrapartida a desorganização pode prejudicar significativamente não só a imagem da empresa, como também:

O processo de produção: Ele torna-se confuso e desestimulante, aumentando assim o índice de erros cometidos e o tempo de trabalho.

A qualidade do serviço prestado: O trabalho torna-se menos produtivo e efetivo, o que acaba por demandar maior esforço e gera consequentemente uma diminuição na qualidade do trabalho realizado.

O foco dos funcionários: A desorganização interfere no funcionamento cerebral, gerando estresse e alterações de humor significativas, causando confusão mental e consequente perda de desempenho

Agora que você reconhece a importância de manter a ordem no seu ambiente de trabalho, como fazer isso de forma eficaz?

Para te ajudar nessa missão, listamos a seguir 12 formas incríveis de melhorar a organização do ambiente de trabalho

#01. Tente chegar mais cedo

Sempre que possível, prefira chegar minutos antes do horário previsto para planejar o seu dia e organizar algumas pendências, assim, adiantando tarefas necessárias que tomariam boa parte do seu tempo e te atrasariam.

#02. Organize sua mesa de trabalho e/ou escritório

Organizar seu local de trabalho individual é importantíssimo para a sua própria produtividade e efetividade, é algo que depende unicamente de você e que precisa ser atendido, portanto, priorize sempre uma mesa em ordem.

Para isso, defina locais específicos para cada objeto existente de acordo com as suas necessidades e demandas, de forma organizada e bem distribuída.

Assim você terá fácil acesso ao que precisar, sem precisar perder vários minutos procurando por algo e gerando um estresse desnecessário.

#03. Mantenha sua mesa de trabalho em ordem

A manutenção diária da organização é de extrema importância, por isso, tente fazê-la durante toda a sua jornada de trabalho, arquivando documentos e guardando objetos logo após o seu uso.

Quando isso não for possível, separe um tempo antes do fim do expediente para realizar a limpeza e a reorganização do seu local. Não deixe acumular bagunça, objetos desnecessários e espalhados sobre a sua mesa, coloque tudo de volta ao local devido e descarte os lixos existentes.

Dessa forma, você não tornará seu ambiente desconfortável e desfavorável às atividades diárias de forma progressiva e cumulativa.

#04. Liste suas tarefas diárias

Atualmente, existem várias opções para listar e organizar suas tarefas diárias.

Seja a partir de um Planner, uma agenda, um calendário, ou até mesmo uma simples folha de papel A4, você consegue detalhar os seus afazeres, organizar a ordem, a importância, e além disso, ter ciência do que já foi ou não realizado.

Com isso, há um controle significativo e uma organização simples, mas capaz de atender às suas necessidades e te ajudar com a jornada de trabalho diária, aumentando a sua produtividade e evitando procrastinação ou falhas de esquecimento, por exemplo.

#05. Defina tempo para realização das suas tarefas

Estipular um horário para iniciar e finalizar suas tarefas possibilita um melhor gerenciamento do seu tempo, evitando assim que algumas não sejam concluídas.

#06. Invista em pastas divisórias

Para a organização de materiais físicos e documentos impressos, é fundamental a existência de objetos capazes de diferenciar e dividir os arquivos de acordo com as suas necessidades.

A pasta divisória possui baixo custo econômico, é fácil de ser encontrada e é utilizada há muito tempo para separar e identificar arquivos.

Faça desse objeto tão simples e antigo o seu maior aliado, evitando confusões e perdas de documentos importantes.

#07. Faça catalogação

Identificar os arquivos e separá-los de acordo com suas características é um facilitador incrível durante o processo de busca e identificação, e isso pode ser feito tanto em arquivos físicos quanto digitais.

Crie divisões e subdivisões, cada uma com as suas especificidades.

Essa atitude, além de organizar categoricamente os arquivos existentes, facilita bastante o seu processo de trabalho.

#08. Sempre que possível, priorize arquivos digitais

Fazer uma substituição dos documentos impressos é não só um facilitador tecnológico, mas também representa uma redução significativa de arquivos físicos que exigem compartimentos específicos para a sua organização.

Quanto mais documentos impressos, mais espaços e ambientes serão necessários para a organização dos mesmos, enquanto arquivos digitais demandam apenas computadores já disponíveis em boa parte das empresas.

#09. Se desfaça de obstáculos

Objetos e materiais que atrapalhem o percurso no local de trabalho devem ser evitados, para não gerar tropeços, desvios constantes e até mesmo uma desarmonia visual.

Por isso, tente organizar os fios espalhados, definir locais específicos e estratégicos para lixeiras, e evite deixar objetos diversos espalhados pelos lugares.

#10. Realize uma limpeza periódica

É importante definir um tempo de acordo com as suas necessidades para realizar uma nova limpeza, tendo como objetivos: descartar papeladas desnecessárias, reorganizar arquivos e até mesmo mudar toda a configuração de organização definida anteriormente para uma nova que atenda melhor às suas pendências.

Tudo isso vai depender da sua experiência, das suas demandas próprias e do seu acúmulo.

#11. Delete arquivos temporários

A limpeza tecnológica também é importante, por isso, sempre delete do seu computador arquivos que não apresentam mais importância e que não serão mais utilizados, evitando assim um acúmulo que dificulta o processo de busca.

#12. Sistema 5s

Por último mas não menos importante, o sistema 5s é uma ferramenta de organização baseada em cinco palavras, cada uma designando uma etapa do processo de sistematização

1-      Classificar: É a etapa de definir tudo aquilo que é realmente necessário e descartar o que não for, classificando arquivos e objetos que serão mantidos em seu espaço de trabalho

2-      Organizar: É a etapa de decidir onde cada uma das coisas classificadas ficará, adotando a melhor estratégia para o seu local de trabalho.

3-      Limpar: Fazer a limpeza mecânica de cada um desses itens.

4-      Padronizar: Definir um padrão de iluminação, corres, escritas de acordo como o que você preferir.

5-      Manter: Como a própria palavra já diz, é a etapa final, onde todo o trabalho realizado anteriormente será mantido de forma efetiva para que todo o processo não seja refeito de forma constante.

Por fim, agora que você já sabe a importância de manter seu local de trabalho organizado e tem consciência de como conseguir isso com as 12 dicas listadas acima, basta aplicá-las diariamente e desfrutar de todos os benefícios que a organização proporciona.

Resultado da Terceira Etapa do Processo Seletivo da Fluxo Consultoria 2020.2
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