Padronização de processos: porque é a melhor opção para seu negócio?

A padronização de processos é uma forma que muitas empresas utilizam para garantir a assertividade nas suas operações e a qualidade de seus produtos e serviços, através da uniformização das atividades.

Essa padronização das atividades, é muito importante para garantir a excelência operacional, reduzindo custos, aumentando a qualidade, otimizando o tempo de construção da solução da empresa, entre outras vantagens.

Dessa forma, a padronização facilita o desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua nas empresas.

Quer entender mais sobre a padronização de processos? Continue acompanhando esse texto!

O que é Padronização de Processos?

A padronização de processos é a ação de organizar e formalizar os processos, em macro e microprocessos, fazendo com que haja um padrão a ser seguido pelos colaboradores.

Sendo assim, todas as pessoas que participam dos processos executados em uma organização, precisam entender o que devem fazer a cada nova ação e como elas estão envolvidas nas atividades. 

Para que serve a padronização de processos?

A padronização de processos da sua empresa é uma forma de garantir a qualidade das atividades desempenhadas para entregar o seu produto ou serviço da melhor forma possível.

Realizar o mapeamento e a padronização de processos não significa deixá-los engessados, mas sim mostrar a melhor forma de realizar as atividades de forma a melhor contribuir para trazer os resultados desejados.

Padronizar é ter repetição no resultado, com todos fazendo da mesma forma.

Isso faz com que independentemente de quem irá executar uma tarefa específica, o resultado esperado sempre seja obtido, garantindo entregas de alta qualidade, gastando menos tempo e dinheiro.

O resultado disso é a eliminação de falhas e retrabalhos durantes as atividades.

Imagine que você vá a uma loja de eletrônicos em um shopping center e os atendentes te dão informações completamente diferentes do produto que você deseja comprar ou sobre as formas de pagamento.

Você ficaria confuso e provavelmente chamaria um terceiro atendente ou nem compraria naquela loja, certo?

Pois é, com a padronização de processos isso teria menos chances de acontecer, já que todos os atendentes da loja teriam o mesmo protocolo de atendimento, tendo a disposição as mesmas informações.

Além disso, através do monitoramento das atividades, o gestor consegue observar e monitorar os pontos que não estão desempenhando da melhor forma e aplicar melhorias para essas áreas.

Vantagens da Padronização de Processos

Hoje as empresas padronizam seus processos por diversos motivos, alguns deles estão descritos a seguir:

Melhor uso dos recursos

Quando uma empresa não tem clareza dos seus processos, acaba utilizando os recursos de forma imprudente e sem planejamento, já que muitas vezes não sabe o que, como e quando deve utilizar tais recursos nos processos operacionais.

Dessa forma, com a padronização de processos fica mais claro e fácil de que forma os recursos devem ser distribuídos em cada etapa para não haver desperdícios. 

Diminuição de falhas e retrabalhos

Quando os funcionários não sabem exatamente o que deve ser feito, eles acabam fazendo da forma que acham melhor.

Porém, isso não significa que é o melhor para a organização, por isso ao se ter processos padronizados, as chances de existir falhas e retrabalhos nas atividades da empresa diminuem significativamente

Aumento da produtividade

Com uma maior clareza de como as atividades devem ser realizadas, a operação ganha mais eficiência, agilidade e velocidade, fazendo com que a produtividade dos funcionários e da empresa como um todo aumentem.

Transparência dos processos

Com o mapeamento e padronização de processos, fica mais fácil de entender o passo a passo para que as atividades sejam entregues.

Com isso, os processos se tornam mais transparentes e a divergência de informações é diminuída.

Além disso, com essa transparência, também é possível identificar etapas que não estão agregando aos processos e eliminá-las ou aplicar melhorias para otimizar o processo como um todo.

Facilidade em treinar colaboradores

Ao ter um padrão na execução dos processos, fica muito mais fácil de treinar um funcionário, já que vai ser mais fácil para ele entender como cada atividade acontece.

Isso diminui o tempo do gestor em treinar um novo colaborador e faz com que a empresa não fique eternamente dependendo de só uma pessoa para executar determinadas tarefas, já que agora todos os processos estão documentados e qualquer pessoa que entrar na organização poderá realizá-los.

Redução de custos

Reduzir falhas e retrabalhos nos processos impacta diretamente na redução de custos da empresa.

Evitando o desperdício de materiais, energia, água, hora trabalhada, e qualquer outro tipo de custo inerente aos processos.

Melhora na experiência do cliente

Processos bem padronizados permite que você entregue uma melhor experiência aos seus clientes, através de um atendimento mais rápido e eficiente e de uma entrega de serviços ou produtos com menos falha e mais rapidez.

Dessa forma, a imagem da sua empresa vai ser lembrada com positividade pelo seu público!

Estar de acordo com algumas regulações

Algumas empresas, dependendo do tipo da operação, precisam atender algumas regulações exigidas pela Anvisa, ISO e ABNT, por exemplo.

Por isso, essas empresas sempre procuram tirar certificações que comprovem que elas estão seguindo as normas exigidas.

Para que essa certificação seja tirada, a padronização de processos é fundamental para uma verificação correta das atividades da empresa através da auditoria.

6 passos para começar a padronização de processos da sua empresa

Você pode começar padronizando os processos mais importantes da sua empresa e que entregam mais valor ao cliente.

Para isso, você pode seguir esse passo a passo:

1. Defina qual o objetivo da padronização

É importante saber com clareza qual o objetivo que você deseja com a padronização de processos.

É padronizar os processos de um departamento ou os processos ponta a ponta, ou seja, aqueles que entregam valor diretamente ao cliente? 

Se a sua intenção for mapear os processos ponta a ponta, é preciso ter em mente que a padronização será mais complexa e longa, já que são processos que ultrapassam as barreiras departamentais.

Por isso, se sua empresa nunca realizou uma padronização de processos antes, vá aos poucos para não gastar toda a energia da sua empresa nisso.

2. Faça um levantamento das atividades

Fazer o levantamento das atividades realizadas pelos colaboradores, é uma etapa crucial para a padronização de processos.

Por isso, através do mapeamento, busque fazer o levantamento de como as atividades são realizadas.

Se houver relatos diferentes sobre a mesma atividade, entre em um consenso com sua equipe sobre a melhor forma de realizá-la!

3. Envolva as pessoas no mapeamento de processos

O mapeamento de processos deve ser colaborativo e envolver o maior número possível de pessoas da sua organização.

Dessa forma, é possível entender melhor como cada atividade deve ser realizada e como elas impactam em outras atividades.

Além disso, a participação dos funcionários na criação dos processos, melhora o engajamento deles com a empresa.

4. Simplifique o desenho dos processos

É preciso ter um desenho dos processos claro e simples para que todos os colaboradores possam entender o que está sendo exposto, ao contrário, isso pode impactar negativamente na forma que as pessoas irão desempenhar as atividades.

Além disso, o desenho dos processos deve ter bem claro qual resultado deve ser gerado a partir da realização de tal atividade.

5. Invista na capacitação dos funcionários

Para que seus funcionários possam seguir os processos da forma como foi definido, é importante que sua empresa invista na capacitação deles.

Reuniões e treinamentos são ótimas opções de passar ponto por ponto das atividades e esclarecer as dúvidas dos colaboradores para que possam executar os processos de forma mais eficiente.

6. Faça a documentação dos processos

A documentação dos processos deve ser simples e clara para que qualquer pessoa que a consulte tenha facilidade em entende-lá.

Por isso, invista em imagens que exemplifique os processos e fuja da linguagem rebuscada.

Assim, todos os seus funcionários vão conseguir entender a descrição das atividades a serem executadas!

Conclusão

A padronização de processos é muito importante para as empresas, seja para ajudar na diminuição de custos, na regularização das atividades, no aumento da produtividade ou na maior entrega de valor para seus clientes.

Agora que você sabe como mapear e padronizar os processos da sua organização, que tal começar?

Lembre sempre de começar por aqueles processos mais simples e siga as orientações repassadas nesse texto para obter melhores resultados!