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Planejamento Operacional: Tudo O Que Você Precisa Saber!

Planejamento Operacional: Tudo o que você precisa saber!

É impossível pensar no mercado atual sem pensar na concorrência, e para se destacar em relação aos concorrentes, as empresas devem adotar diversas medidas, principalmente de gestão. 

Uma dessas ferramentas, que tem o objetivo de melhorar os processos, é o planejamento operacional. Ele é essencial para o sucesso do negócio, mesmo que seja muitas vezes ignorado pelos gestores, que priorizam apenas o planejamento estratégico.

A gestão de operações é composta de diversas etapas, uma delas é a elaboração de um planejamento estratégico, mas o seu cronograma pode muito bem falhar por estar faltando a elaboração de um planejamento operacional de qualidade.

Essas empresas estão acostumadas a fazer apenas o planejamento estratégico da empresa, que contempla as táticas para o seu crescimento, mas não consideram a execução de um planejamento operacional, que é tão essencial para a manutenção da sustentabilidade e crescimento da empresa quanto, já que ele acrescenta partes muito importantes para o seu negócio.

Este pode ser um fator determinante para que sua empresa atinja o sucesso desejado, tanto no planejamento estratégico quanto para a empresa na totalidade. Nesta publicação vamos explicar mais sobre o planejamento operacional, desde sua definição até como fazê-lo, para que você possa analisar e identificar se a sua empresa está executando da forma correta.

O que é planejamento operacional?

O planejamento operacional, ou plano de trabalho, é a parte do planejamento estratégico responsável por mostrar um fluxo de trabalho diário, isto é, é responsabilidade dele transformar as metas e objetivos que constam no planejamento estratégico em tarefas menores e mais fáceis de executar.

Antes de continuar precisamos explicar melhor do que se trata o planejamento estratégico. Nele será feita a descrição da missão e visão da empresa, assim como suas metas para os próximos anos, já que deve ser feito a cada 3 ou 5 anos.

O planejamento operacional é mais prático e age mais junto aos colaboradores, havendo então a necessidade de lidar com os processos internos da empresa e seus recursos, que podem ser recursos humanos ou financeiros.

Para elaborar o planejamento operacional é importante que seja feito por vários profissionais de uma parte da empresa, e após essa elaboração precisa ser aprovado pelo gestor do departamento, só então o planejamento operacional é considerado válido.

Qual a importância do planejamento operacional para a empresa?

A maior vantagem de se fazer um planejamento operacional está na transformação da visão e das metas em um fluxo de trabalho para o próximo ano. Isto é, se cria uma sequência ordenada de metas menores para que, ao final do ano, se atinja as metas estabelecidas no início do ano.

Por exemplo, se sua equipe está elaborando um planejamento estratégico de 2021 a 2023, é adequado que se faça também o planejamento operacional para 2021, e assim por diante, de modo que ao fim de cada ano seja feito o planejamento operacional do ano seguinte, e assim descobrir quais ações devem ser tomadas para a visão da sua empresa se tornar realidade.

O planejamento operacional também permite que seja possível detectar melhor os gargalos que surgem na empresa e as medidas a serem tomadas para melhorar os setores da empresa, promovendo o cumprimento das metas.

Fazendo uma grande diferença para a empresa, entre ter sucesso no cumprimento do planejamento estratégico ou fracassar.

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Foto de Startup Stock Photos no Pexels

Como elaborar um planejamento operacional

Para elaborar o planejamento operacional, primeiramente, é necessário ter criado um planejamento estratégico de qualidade. E só então, a partir deste planejamento estratégico se pode começar a montar um planejamento operacional mais palpável.

Com a definição da visão da empresa para os próximos anos é que se irá começar a formar o plano de trabalho detalhado e de acordo com o planejado para o ano seguinte.

Onde, nesse planejamento operacional se deve abordar, no mínimo, os cinco tópicos seguintes, para que ele tenha um resultado efetivo:

  1. Recursos humanos

Neste primeiro tópico são definidos os responsáveis por cada projeto, assim como quem irá executar e quais habilidades serão necessárias para se possa finalizar com sucesso o projeto.

Isto é, neste tópico são definidos todos os aspectos referentes aos recursos humanos necessários para a execução de qualidade do projeto, além de facilitar a manutenção do controle, já que serão definidos os responsáveis por cada etapa.

  1. Recursos financeiros

No segundo tópico são definidos os recursos financeiros que serão aplicados para a implantação dos projetos. De modo que deve ser alinhado com o setor financeiro, para que não seja previsto um montante que não, seja condizente com a realidade da execução do projeto.

Definido o capital necessário para a implementação dos projetos e de onde se originará esses valores, é possível que se tenha uma ideia mais completa da situação geral em que a empresa estará inserida e um maior controle dos gastos e investimentos da empresa.

  1. Recursos de tempo

Toda atividade necessita de um tempo para ser executada, neste terceiro ponto são previstos o tempo que será necessário para realizar a atividade, suas datas de início e término, além de conter uma descrição de como será possível a garantia de realização no tempo determinado.

Com todas essas provisões e garantias em mãos, é possível que tanto os gestores quanto os colaboradores estejam alinhados com o que deverá ser feito e quanto tempo deverá levar para esta execução.

E comparando os dados previstos com os reais, é possível não só analisar se há atrasos, mas também quais seus motivos e assim, se deve buscar formas de solucioná-los, ou mesmo se há a necessidade de uma revisão das previsões por elas não estarem considerando um, ou outro fator importante que pode causar atrasos.

  1. Indicadores de performance

Para analisar a eficiência de um processo, serviço ou produto, é necessário que se defina os indicadores de performance. O quarto ponto é justamente a etapa em que será feita essa definição.

Existem diversos métodos utilizados para a definição dos indicadores de performance, uma delas se baseia na metodologia OKR (Objectives and key results). Onde se busca as características mais importantes para que aquele produto, serviço ou projeto tenha.

Com base nos indicadores se poderá ter uma ideia mais concreta da eficiência e probabilidade de sucesso daquele projeto. 

  1. Gerenciamento de risco

Nessa etapa são previstos quais os riscos que são inerentes ao projeto, assim como descrever a forma de resolver sem que sejam especificadas as estratégias para evitar que ocorram.

A partir desses riscos, a gestão deve montar contramedidas para evitá-los, tornando o projeto mais eficiente e com uma qualidade maior, evitando possíveis paradas ou gargalos.

Portanto, o planejamento operacional deve responder, no mínimo: quem, quanto, quando, como e os riscos que cada projeto do departamento estará exposto, e precisará ser executado na realização de estratégias da empresa.

E para finalizar

O planejamento operacional é uma etapa muito importante para a empresa, que deve ser feita anualmente, para se planejar para o ano seguinte. Tomando como base o planejamento estratégico da empresa, onde se utilizará de missão e visão da empresa que constam no planejamento estratégico para montar um cronograma mais detalhado de planejamento de trabalho para aquele ano.

Deste modo, para que a empresa faça um planejamento operacional de forma coerente e eficiente, deve responder no seu planejamento os cinco tópicos mínimos, para que assim se tenha resultados seguros e confiáveis.

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