5W2H: Como montar seu plano de ação

No mundo da gestão, há uma grande quantidade de termos, ferramentas e metodologias próprias conhecidos por muitos. Mas nem sempre essas ferramentas são totalmente dominadas.

Certamente você já ouviu falar da metodologia 5W2H e deve até conhecer um pouco sobre ela, mas será que saberia aplicá-la?

Pensando nisso, nesse artigo vamos falar sobre essa ferramenta e desmistificar o uso dela para que você consiga aplicar com sucesso em sua empresa. Acompanhe.

O que é um plano de ação?

Antes de definir sobre o que se trata o 5W2H, é preciso compreender que um plano de ação é simplesmente um documento que resume o planejamento do trabalho requerido para o atingimento de uma meta, resultado, objetivo desejado ou para a resolução de um problema.

E, para ser um bom plano de ação, ele deve conter uma série de itens que definam exatamente o que deve ser feito. Tais itens são bem contemplados pela ferramenta 5W2H. Por isso formam um belo par.

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Mas, o que é 5W2H?

Bom, o 5W2H é uma ferramenta de produtividade que une sete diretrizes importantes de modo a organizar melhor um plano de ação, bem como a maneira de executá-lo.

Esse nome é, na verdade, uma sigla que representa essas sete perguntas a serem respondidas ao iniciar-se um planejamento. São elas:

What (O quê)

Nesse tópico deve ser respondido sobre o que se trata o plano de ação em questão. Então, perguntas que podem ser feitas nessa etapa são:

• O que será feito?
• Qual o objetivo a ser alcançado?

Why (por quê)

Aqui deve ficar clara a motivação do desse plano. Por que isso será feito?

Where (onde será feito)

Além disso, você deve dizer onde será feita tal ação para que se torne ainda mais específica e clara. Então se pergunte:

• Onde será feita essa ação?
• Em qual setor essa ação vai acontecer?

When (quando)

Nesta etapa, devemos definir o fator de tempo que delimitará esse trabalho. Por isso, responda perguntas como:

• Quando essa ação será feita?
• Quais os prazos para esse projeto?
• Quando começarão e terminarão as atividades do plano?

Who (quem)

Definir um responsável para a atividade irá direcionar melhor os esforços, então, entenda quem será o autor dessa atividade.

How (como)

Essa parte é um pouco mais detalhada porque requer a explicação de como as ações serão executadas. Portanto, responda questões como:

• Como essa ação será executada?
• Qual a lista de ações e atividades que devem ser feitas para que o objetivo geral seja atingido?

How much (quanto custa)

Por fim, você precisa entender se aquela ação terá um custo-benefício esperado. Por esse motivo, é fundamental que você defina o quanto custará fazer ela.

Responda perguntas como:

• Quanto custará essa ação?
• Qual o orçamento alocado para cada atividade?

Dessa forma, a ferramenta funcionará como uma espécie de checklist de questões que ajudam a entender e explicar melhor um determinado objetivo.

A partir das respostas, você terá então um mapa específico e detalhado de como executar as ações, tornando a sua vida e a de seus colaboradores um pouco mais fácil.

Como elaborar um plano de ação em 5W2H?

Não é difícil aplicar o 5W2H, mas é necessário que se tenha uma ideia inicial de qual é o objetivo do plano de ação.

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Portanto, o primeiro passo é desenhar, ou utilizar uma planilha, e listar horizontal ou verticalmente às sete questões preferencialmente na ordem que mostramos acima.

Pois é muito importante que o quadro What (o quê) venha primeiro, já que esse item  determina sobre qual ação estaremos falando.

Depois de listar as diretrizes, basta ir respondendo cada uma delas de acordo com o que elas pedem e com o que ensinamos acima.

E, dependendo de qual seja o contexto da criação desse plano de ação, ele pode ser respondido por uma pessoa ou por uma equipe inteira, desde que haja uma resposta final clara para cada uma das perguntas.

Abaixo, preparamos um exemplo de um pequeno plano de ação fictício para um restaurante com a utilização dessa ferramenta:

Fora esses exemplos, a ferramenta pode ainda ser usada para várias outros objetivos, como o planejamento de uma festa, uma mudança de sede, a criação de um novo produto, implementação de um novo sistema, etc.

E quanto mais completas forem as respostas, melhor será a execução dessas atividades, uma vez que o 5W2H fará você entender melhor as ações a serem executadas.

Quais as vantagens do 5W2H?

Por se tratar de uma ferramenta simples e muito prática, ela pode ser usada em diversos contextos, desde pequenas ações em empresas menores, como a definição de grandes atividades com equipes gigantes.

Além disso, a ferramenta praticamente não tem custos envolvidos por se tratar de uma forma de organização dos pensamentos.

Por tanto, não há necessidade de nenhum sistema complexo ou caro, o mais importante é que você e sua equipe entendam as diretrizes.

Conclusão

A metodologia 5W2H é simples porém poderosa na definição de atividades, seja em times grande e complexos ou em times enxutos.

Porém, é importante entender o funcionamento dela para que seja usada da melhor forma e que você aproveite o melhor dessa ferramenta.

Além disso, é muito importante que esse plano seja monitorado e atualizado com frequência, observando as mudanças que podem ocorrer durante as ações planejadas.

Então, esperamos que com esses passos você consiga montar planos de ação mais delimitados e específicos para sua empresa, aumentando as chances de sucesso.