Quadro Kanban: Conheça este método para o gerenciamento de tarefas!

Você já ouviu falar no quadro Kanban?

Nascido em uma fábrica da Toyota, o sistema tem se tornado cada vez mais popular em todos os tipos de negócio que buscam metodologias ágeis devido a sua flexibilidade e eficiência.

Por serem aplicáveis em qualquer tipo de empresa, suas premissas têm sido adotadas no gerenciamento e condução dos trabalhos, permitindo uma melhor visualização das tarefas, limitando as atividades que estão em andamento e maximizando a produtividade.

Para que você conheça um pouco mais, preparamos esse artigo com informações sobre:

• O que é o Kanban;
• Como funciona;
• Como implementar na sua empresa;
• Exemplos práticos de utilização;
• Dicas de Softwares.

Ficou curioso para entender como funciona? Siga a leitura e descubra como o método Kanban pode ajudar no gerenciamento do seu negócio!

Afinal, o que é o Kanban?

Conforme falamos anteriormente, o método Kanban foi criado ainda na década de 40 no Japão pela Toyota, por Taiichi Ocho, um engenheiro e homem de negócios.

Com o sistema, seu objetivo era de controlar o estoque de materiais da fábrica para não exceder nem faltarem produtos, garantindo assim um equilíbrio entre ele e a linha de produção. Para isso, foi estabelecido o uso de um quadro com colunas, que representavam os produtos ou status de fabricação, e cartões coloridos, que representavam o nível de urgência para a produção de cada produto.

A palavra Kanban vem exatamente de um termo japonês que significa cartão, nome recebido pela empresa que o criou, e ele nada mais é do que um sistema ágil, que permite que as tarefas sejam gerenciadas rapidamente e acompanhando equipes que precisam de alta produtividade, e visual, facilitando a visão do que precisa ser realizado pelas equipes responsáveis. Assim, ele permite um melhor controle de produção em geral.

Com o passar dos anos o sistema foi sendo aperfeiçoado, ultrapassou os muros das fábricas e está presente nos mais diversos locais, tendo evoluído para o uso de post-its coloridos e até mesmo softwares específicos, facilitando assim a gestão e comunicação de equipes. Essa evolução permitiu que os quadros, agora divididos entre “a fazer”, “fazendo” e “feito”, se tornassem indispensáveis para o gerenciamento de negócios. 

Como ele funciona?

Inicialmente eram considerados dois tipos de Kanban: de movimentação e produção.

No de movimentação, os cartões eram fixados nas peças que circulavam pela fábrica para informar o status do item durante a movimentação entre o estoque e a produção. Já o de produção possuia murais fixos colocados em locais de fácil visualização para permitir o acompanhamento por todos os colaboradores, e eles eram divididos em três seções: pendente, em execução e concluído (no modelo básico).

O formato utilizado hoje é inspirado no de produção e possui basicamente a mesma premissa, porém novas opções podem ser incluídas. Seus principais elementos são:

• Cartão: representa a tarefa ou ação a ser realizada e geralmente são diferenciados por cores que indicam o tipo de tarefa, o responsável ou o nível de prioridade;
• Colunas: representa o status atual do cartão e pode mudar conforme as necessidades da equipe e da tarefa;
• Quadro: local onde são dispostas as colunas e os cartões, representando todo o projeto. Cada quadro é um Kanban.

A ideia geral é ir movimentando os cartões entre as colunas para demonstrar como está o andamento das tarefas, deixando todos os colaboradores por dentro do funcionamento do fluxo de trabalho.

Como implementar o Kanban?

Para implementar o Kanban existem alguns passos que podem ser seguidos. São eles:

#01. Mapeie os processos

Para iniciar a implementação, o primeiro passo é realizar um estudo sobre os processos executados pelas equipes de trabalho, mapeando e buscando entender como funciona o fluxo de trabalho da área para definir quais atividades precisam estar descritas no quadro.

#02. Defina limites de tarefas

Cada pessoa da equipe precisa ter um número máximo de tarefas bem definido para não gerar sobrecarga. Assim, será possível acompanhar a produtividade pelos cartões e garantir que o ritmo de trabalho seja saudável e funcione bem.

#03. Escolha a ferramenta de uso

O terceiro passo para colocar o Kanban em prática é escolher onde seu quadro ficará. Seja um quadro visual na empresa ou em um software, é importante que você insira em um local que seja de fácil acesso para sua equipe, considerando as necessidades de todo o time.

#04. Treine a equipe

Para funcionar plenamente, o Kanban precisa ser exposto para a equipe e deve se tornar parte do dia a dia. Para isso, é importante capacitar todo o time para que eles entendam o funcionamento do método e incorporem a suas rotinas.

#05. Acompanhe sempre o fluxo

Após a implementação e para finalizar, é importante mantê-lo sempre atualizado para que nada se perca no processo.

Exemplos práticos de utilização

Separamos alguns modelos de Kanban para você utilizar como inspiração. Veja:

– Equipe de vendas

Para empresas que trabalham com vendas, o Kanban pode ajudar a organizar a carteira de clientes, utilizando um cartão para cada, e as colunas ou cores podem representar como está o nível de negociação. Assim, é possível visualizar todas as oportunidades para que as melhores ações sejam tomadas.

Desenvolvimento de Software

No modelo a seguir é possível ver várias colunas referentes ao processo de desenvolvimento de softwares, permitindo que cada etapa esteja bem definida até que o resultado seja alcançado.

Desenvolvimento de Ideias

Exemplo de Kanban com separação para colocar em prática as ideias existentes para seu negócio, ajudando a tornar as ideias mais claras, estruturá-las e implantá-las de maneira organizada.

Dicas de Softwares

Além dos métodos físicos, existem ferramentas online que podem te ajudar a implementar o Kanban na sua empresa. Alguns exemplos são:

Trello

É uma plataforma inspirada no Kanban para gerenciamento de tarefas que utiliza listas, cartões e quadros para organizar projetos.
Nele, os cartões podem ser gerenciados por qualquer pessoa da equipe e é possível inserir anexos, etiquetas coloridas, checklists e até comentários, garantindo assim uma maior praticidade.

Kanban Flow

Ferramenta para aplicação do Kanban na gestão enxuta de projetos que oferece quadros personalizáveis com divisões de equipes, quadros, listas e cartões coloridos, permitindo assim uma visão ampla dos projetos.

Asana

Sistema de gerenciamento com foco nos projetos, metas e tarefas diárias do time, permitindo que as atividades de todas as áreas da empresa sejam inseridas em tempo real, online, e integrando as equipes.

Gostou da ferramenta? Chegou a hora de colocar em prática na sua empresa!

Com o sistema Kanban você poderá gerir as tarefas das suas equipes de trabalho e suas vantagens são inúmeras. Aproveite!