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Quadro Kanban: Conheça Este Método Para O Gerenciamento De Tarefas!

Quadro Kanban: Conheça este método para o gerenciamento de tarefas!

Você já ouviu falar no quadro Kanban?

Nascido em uma fábrica da Toyota, o sistema tem se tornado cada vez mais popular em todos os tipos de negócio que buscam metodologias ágeis devido a sua flexibilidade e eficiência.

Por serem aplicáveis em qualquer tipo de empresa, suas premissas têm sido adotadas no gerenciamento e condução dos trabalhos, permitindo uma melhor visualização das tarefas, limitando as atividades que estão em andamento e maximizando a produtividade.

Para que você conheça um pouco mais, preparamos esse artigo com informações sobre:

  • O que é o Kanban;
  • Como funciona;
  • Como implementar na sua empresa;
  • Exemplos práticos de utilização;
  • Dicas de Softwares.

Ficou curioso para entender como funciona? Siga a leitura e descubra como o método Kanban pode ajudar no gerenciamento do seu negócio!

Afinal, o que é o Kanban?

Conforme falamos anteriormente, o método Kanban foi criado ainda na década de 40 no Japão pela Toyota, por Taiichi Ocho, um engenheiro e homem de negócios.

Com o sistema, seu objetivo era de controlar o estoque de materiais da fábrica para não exceder nem faltarem produtos, garantindo assim um equilíbrio entre ele e a linha de produção. Para isso, foi estabelecido o uso de um quadro com colunas, que representavam os produtos ou status de fabricação, e cartões coloridos, que representavam o nível de urgência para a produção de cada produto.

A palavra Kanban vem exatamente de um termo japonês que significa cartão, nome recebido pela empresa que o criou, e ele nada mais é do que um sistema ágil, que permite que as tarefas sejam gerenciadas rapidamente e acompanhando equipes que precisam de alta produtividade, e visual, facilitando a visão do que precisa ser realizado pelas equipes responsáveis. Assim, ele permite um melhor controle de produção em geral.

Com o passar dos anos o sistema foi sendo aperfeiçoado, ultrapassou os muros das fábricas e está presente nos mais diversos locais, tendo evoluído para o uso de post-its coloridos e até mesmo softwares específicos, facilitando assim a gestão e comunicação de equipes. Essa evolução permitiu que os quadros, agora divididos entre “a fazer”, “fazendo” e “feito”, se tornassem indispensáveis para o gerenciamento de negócios

Como ele funciona?

Inicialmente eram considerados dois tipos de Kanban: de movimentação e produção.

No de movimentação, os cartões eram fixados nas peças que circulavam pela fábrica para informar o status do item durante a movimentação entre o estoque e a produção. Já o de produção possuia murais fixos colocados em locais de fácil visualização para permitir o acompanhamento por todos os colaboradores, e eles eram divididos em três seções: pendente, em execução e concluído (no modelo básico).

O formato utilizado hoje é inspirado no de produção e possui basicamente a mesma premissa, porém novas opções podem ser incluídas. Seus principais elementos são:

  • Cartão: representa a tarefa ou ação a ser realizada e geralmente são diferenciados por cores que indicam o tipo de tarefa, o responsável ou o nível de prioridade;
  • Colunas: representa o status atual do cartão e pode mudar conforme as necessidades da equipe e da tarefa;
  • Quadro: local onde são dispostas as colunas e os cartões, representando todo o projeto. Cada quadro é um Kanban.

A ideia geral é ir movimentando os cartões entre as colunas para demonstrar como está o andamento das tarefas, deixando todos os colaboradores por dentro do funcionamento do fluxo de trabalho.

Como implementar o Kanban?

Para implementar o Kanban existem alguns passos que podem ser seguidos. São eles:

#01. Mapeie os processos

Para iniciar a implementação, o primeiro passo é realizar um estudo sobre os processos executados pelas equipes de trabalho, mapeando e buscando entender como funciona o fluxo de trabalho da área para definir quais atividades precisam estar descritas no quadro.

#02. Defina limites de tarefas

Cada pessoa da equipe precisa ter um número máximo de tarefas bem definido para não gerar sobrecarga. Assim, será possível acompanhar a produtividade pelos cartões e garantir que o ritmo de trabalho seja saudável e funcione bem.

#03. Escolha a ferramenta de uso

O terceiro passo para colocar o Kanban em prática é escolher onde seu quadro ficará. Seja um quadro visual na empresa ou em um software, é importante que você insira em um local que seja de fácil acesso para sua equipe, considerando as necessidades de todo o time.

#04. Treine a equipe

Para funcionar plenamente, o Kanban precisa ser exposto para a equipe e deve se tornar parte do dia a dia. Para isso, é importante capacitar todo o time para que eles entendam o funcionamento do método e incorporem a suas rotinas.

#05. Acompanhe sempre o fluxo

Após a implementação e para finalizar, é importante mantê-lo sempre atualizado para que nada se perca no processo.

Exemplos práticos de utilização

Separamos alguns modelos de Kanban para você utilizar como inspiração. Veja:

– Equipe de vendas

Para empresas que trabalham com vendas, o Kanban pode ajudar a organizar a carteira de clientes, utilizando um cartão para cada, e as colunas ou cores podem representar como está o nível de negociação. Assim, é possível visualizar todas as oportunidades para que as melhores ações sejam tomadas.

Modelo de Quado Kanban para Equipe de Vendas
Modelo de Quado Kanban para Equipe de Vendas

Desenvolvimento de Software

No modelo a seguir é possível ver várias colunas referentes ao processo de desenvolvimento de softwares, permitindo que cada etapa esteja bem definida até que o resultado seja alcançado.

Modelo de Quadro Kanban para Desenvolvimento de Software
Modelo de Quadro Kanban para Desenvolvimento de Software

Desenvolvimento de Ideias

Exemplo de Kanban com separação para colocar em prática as ideias existentes para seu negócio, ajudando a tornar as ideias mais claras, estruturá-las e implantá-las de maneira organizada.

Modelo de Quadro Kanban para Desenvolvimento de Ideias
Modelo de Quadro Kanban para Desenvolvimento de Ideias

Dicas de Softwares

Além dos métodos físicos, existem ferramentas online que podem te ajudar a implementar o Kanban na sua empresa. Alguns exemplos são:

Trello

É uma plataforma inspirada no Kanban para gerenciamento de tarefas que utiliza listas, cartões e quadros para organizar projetos.
Nele, os cartões podem ser gerenciados por qualquer pessoa da equipe e é possível inserir anexos, etiquetas coloridas, checklists e até comentários, garantindo assim uma maior praticidade.

Ferramenta para Kanban - Trello
Ferramenta para Kanban – Trello

Kanban Flow

Ferramenta para aplicação do Kanban na gestão enxuta de projetos que oferece quadros personalizáveis com divisões de equipes, quadros, listas e cartões coloridos, permitindo assim uma visão ampla dos projetos.

Ferramenta para Kanban - Kanban Flow
Ferramenta para Kanban – Kanban Flow

Asana

Sistema de gerenciamento com foco nos projetos, metas e tarefas diárias do time, permitindo que as atividades de todas as áreas da empresa sejam inseridas em tempo real, online, e integrando as equipes.

Ferramenta para Kanban - Asana
Ferramenta para Kanban – Asana

Gostou da ferramenta? Chegou a hora de colocar em prática na sua empresa!

Com o sistema Kanban você poderá gerir as tarefas das suas equipes de trabalho e suas vantagens são inúmeras. Aproveite!

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