Fato é que todos os proprietários de pequenos negócios têm em comum o mesmo objetivo: o crescimento progressivo e o ganho de espaço no mercado competitivo. As chances disso acontecer aumentam com um sistema de gestão para pequenas empresas.

É sempre importante procurar medidas e ferramentas capazes de aumentar a autoridade empresarial, auxiliando no seu crescimento e na sua sucessão. 

Com o avanço da tecnologia, as estratégias de crescimento foram sendo adaptadas e aprimoradas significativamente para o meio digital. 

Além disso, o avanço também possibilitou a criação de softwares específicos para ajudar e sistematizar as empresas na sua organização. 

Sendo assim, as tecnologias inovadoras conseguem facilitar e otimizar os processos de gestão sem a necessidade de empilhar milhares de documentos físicos e não funcionais. 

Dentre elas, podemos citar o sistema de gestão para pequenas empresas, ferramenta fundamental para todo e qualquer proprietário que deseja tornar a organização e administração da sua empresa assertiva. 

Para entender o que é o sistema de gestão e a sua importância para pequenas empresas, bem como todos os benefícios existentes em implementá-lo, basta nos acompanhar na leitura dos seguintes tópicos: 

1. O que é sistema de gestão e como ele funciona? 
2. O real significado do sistema de gestão para pequenas empresas; 
3. Conclusão. 

O que é sistema de gestão e como ele funciona? 

Também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning, em tradução livre: Planejamento dos recursos da empresa), o sistema de gestão é uma ferramenta tecnológica capaz de auxiliar, otimizar e facilitar os processos de gestão empresarial, tornando-os práticos e assertivos. 

A ferramenta funciona a partir de um software, desenvolvido especialmente para atender as necessidades de administração empresarial, envolvendo e unificando todos os setores existentes, centralizando a gestão. 

Dessa forma, o software será responsável por gerenciar aspectos importantes para toda a empresa, desde o monitoramento de vendas até o controle financeiro. 

Para te fazer entender melhor como um sistema de gestão funciona, iremos dar exemplos de aspectos gerenciados por ele: 

• Setor financeiro, analisando faturamentos, ativos e passivos; 
• Número de vendas; 
• Índices de produtividade; 
• Armazenamento de dados; 
• Automatização de processos manuais (Como a geração de boletos);
• Gestão de estoque;
• Gestão e otimização de processos, dentre outros.

Os exemplos citados acima são só alguns dos diversos existentes, tendo em vista a grande abrangência dos sistemas de gestão, capazes de unificar todo o negócio em um único software. 

Por isso, é um investimento certeiro e extremamente benéfico para micro e pequenas empresas. 

O real significado do sistema de gestão para pequenas empresas 

Como dito anteriormente, o ERP é capaz de unificar e centralizar toda a gestão empresarial. 

Essa característica por si só já gera bastante facilidade para a empresa em questão, mas, o sistema vai além e oferece soluções e benefícios incontestáveis para as corporações. 

Dentre todas as soluções e vantagens existentes em implementar um sistema de gestão no seu pequeno negócio, podemos citar como principais: 

• Acesso a todos os setores empresariais em um único software 

Seja o setor financeiro, o de estoque ou o de recursos humanos, todos estes tornam-se centralizados e são unificados em um mesmo local. 

Assim, há a possibilidade de análise simultânea de diversos setores, melhorando processos e viabilizando a visualização da situação geral da empresa. 

• Redução de custos 

Como o ERP possibilita a automação de processos, a tendência é que os custos com os mesmos sejam reduzidos significativamente. 

Logo, os passivos diminuem e o lucro aumenta consideravelmente, tendo em vista o aumento na parte do faturamento sem destino pré-definido. 

• Redução de intercorrências operacionais e financeiras 

Por proporcionar atualizações constantes da situação geral da empresa, há também a possibilidade de analisar criteriosamente as condições atuais e planejar-se adequadamente para possíveis erros operacionais ou intercorrências financeiras. 

Assim, as chances de problemas empresariais que impossibilitem ou atrasem o crescimento e a manutenção da empresa diminuem significativamente. 

Por isso, é imprescindível utilizar os dados contidos no software ao seu favor. 

• Armazenamento seguro e digital de dados 

Como bem sabemos, a tecnologia mudou toda a forma de funcionamento empresarial. 

Dentre as principais mudanças, está o armazenamento de dados, que passou de grandes empilhados de papéis e documentos físicos a versões digitais dos mesmos. 

Além de economizar espaço físico empresarial, também é feito de forma segura e seguindo as normas da LGPD. 

Por isso, é uma ótima alternativa de manipulação e armazenamento de informações pessoais e cadastrais. 

• Evolução empresarial 

Com as melhorias significativas decorrentes da gestão efetiva, há uma evolução significativa. 

Afinal, todos os processos são comandados e coordenados pela gestão, e com a melhora da mesma, há consequentemente a melhora de todo o funcionalmente empresarial. 

Lembre-se sempre: a gestão do seu negócio é quem irá definir o rumo do seu sonho, podendo destruir ou concretizar o mesmo. 

• Conquista e fidelização de público 

Uma empresa bem administrada reflete isso em seu atendimento e na qualidade de serviço prestado e/ou produto vendido. 

Com esse aumento da qualidade, há consequentemente o aumento de satisfação e a conquista e fidelização de público. 

• Análise de dados reais e fidedignos 

Como dito anteriormente, o sistema de gestão possibilita a análise simultânea de todos os setores empresariais pela centralização dos mesmos. 

Assim, é possível ter sempre em mãos dados reais e fidedignos para a análise dos mesmos. 

• Melhoria nas tomadas decisivas 

A partir dos dados citados anteriormente, é possível tomar decisões fundamentadas e funcionais para a situação real da empresa. 

Dessa forma, há melhoria nas tomadas decisivas, que tornam-se muito mais assertivas e condizentes com as condições existentes no negócio. 

• Geração de relatórios 

O ERP também gera periodicamente relatórios contendo todas as informações empresariais necessárias, possibilitando a constatação e a análise de dados. 

Além disso, a partir desses relatórios também é possível comparar a situação da empresa ao longo do tempo, analisando a sua evolução e a sucessão da mesma. 

• Integração com outras ferramentas 

Caso a sua empresa utilize outras ferramentas tecnológicas, não há problema algum. 

É possível integrar outras ferramentas ao sistema de gestão principal, possibilitando a melhor utilização possível das tecnologias em prol do seu negócio. 

Por isso, use e abuse de todos os meios existentes, investindo significativamente no crescimento do seu negócio. 

• Planejamento 

O planejamento é a chave de garantia de um futuro satisfatório e promissor. 

Por isso, contar com a possibilidade de planejar ações e medidas futuras, baseadas em objetivos pré definidos é fundamental. 

Afinal, como dito por John L. Beckley:

“A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar.” 

Veja mais

• 7 Dicas importantes para montar sua linha de produção
• Consultoria de processos: o que é e o que faz
• 6 Benefícios do planejamento estratégico em tempos de crise

Conclusão

Por fim, vale salientar a importância de conhecer os tipos de sistema de gestão existentes e o que melhor atende às necessidades da sua empresa. 

Afinal, diferentes negócios possuem diferentes demandas e há opções suficientes disponíveis no mercado para a solução de cada uma delas. 

Lembre-se que as ferramentas estão ali para facilitar e otimizar os processos empresariais, por isso, precisam ser entendidas e estudadas antes de implementa-las. 

Isso porque, de nada adianta a utilização de um software sem o conhecimento necessário do mesmo. 

Por isso, procure se aprofundar ainda mais no tema para a melhor definição e escolha de um ERP. 

Após isso, basta implementar e aproveitar de todas as funcionalidades e vantagens existentes. 

Ademais, esperamos que esse artigo tenha sido útil para te fazer entender a importância de contar com um sistema de gestão em pequenas empresas. 

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