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Como utilizar um Sistema de Gestão para otimizar os resultados da sua empresa

Como utilizar um Sistema de Gestão para otimizar os resultados da sua empresa

saiba como ter um sistema de gestao para sua empresa e aumente a sua eficiência

Descubra como um Sistema de Gestão pode ajudar a otimizar os resultados da sua empresa. Saiba como utilizar um ERP, sistema de negócios ou software de gestão para melhorar a eficiência e produtividade. Leia mais!

O que é um Sistema de Gestão?

Um sistema de gestão é uma ferramenta de gerenciamento e controle de operações de uma empresa. Essa ferramenta pode ser qualquer programa que tenha como papel principal centralizar, armazenar e gerenciar as informações de um negócio, com o objetivo de tornar mais eficientes tais processos.

Benefícios do sistema de gestão:

  • Eficiência Operacional: 

Permite a simplificação do controle de processos e, por consequência, a redução de redundâncias e a otimização da gestão de uma empresa.

  • Visão Integrada: 

  Com um Sistema de Gestão, é possível acessar com facilidade todas informações relevantes de seu negócio em tempo real, sem precisar de passos intermediários para esse monitoramento.

  • Tomada de Decisões: 

Tomar decisões torna-se algo mais acurado, uma vez que as escolhas poderão ser baseadas em dados precisos e atualizados.

  • Compliance: 

Um Sistema de Gestão se torna uma ferramenta para a garantia de conformidade com normas e regulamentações, visto que sua empresa se torna mais organizada e centralizada..

Tipos de Sistemas de Gestão

Existem diversos tipos de Sistemas de Gestão presentes na atualidade, entretanto, serão citados aqui apenas alguns principais e mais famosos dentro do mercado de trabalho

ERP (Enterprise Resource Planning)

O ERP é uma solução abrangente que integra todos os aspectos operacionais da empresa, desde finanças até recursos humanos. É uma vertente de Sistema de Gestão que promove a colaboração interdepartamental, possibilitando uma eficiência geral dentro da empresa.

CRM (Customer Relationship Management)

O CRM é uma abordagem estratégica que possui o cliente como pilar central. Ele é um exemplo de Sistema de Gestão que foca em armazenar e organizar informações relevantes sobre os clientes de um negócio, além de automatizar tarefas repetitivas, como por exemplo o envio de emails.

BI (Business Intelligence)

O BI é um Sistema de Gestão muito popular na atualidade, conhecido por softwares como o Power BI, que serve de ferramenta para a coleta, filtragem e análise de dados. Um sistema BI é essencial para a tomada de decisões estratégicas e conscientes dentro de uma empresa.

Como escolher o melhor Sistema de Gestão para a sua empresa?

O primeiro passo para escolher o melhor Sistema de Gestão para sua empresa é identificar as áreas que precisam de melhoria e, então, avaliar as necessidades específicas de sua empresa. Uma visão holística é imprescindível no momento de decisão, desse modo, compreendendo melhor os objetivos e necessidades de sua empresa é possível escolher um Sistema de Gestão mais apropriado.

Outro passo essencial é a pesquisa de mercado. Para isso, é necessário analisar as opções disponíveis de Sistemas de Gestão, considerando a reputação do fornecedor, as avaliações de clientes anteriores e, o mais importante, avaliar se tal sistema se adequa, de maneira satisfatória, às necessidades que foram mapeadas no passo anterior. Outro ponto importante a ser considerado nessa decisão é a popularidade do sistema escolhido no mercado, quanto mais utilizado ele for, mais comprovada é sua eficácia.

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Antes de decidir por completo qual sistema mais se enquadra em seu negócio, deve certificar-se que o escolhido ofereça as funcionalidades que estão sob demanda em prol da otimização das operações da sua empresa. Além disso, é crucial que se avalie a possibilidade de integrações satisfatórias com outros sistemas já em uso. Como parâmetro, para uma empresa de varejo que lida com estoques de produto, não faria sentido contratar um sistema que não seja capaz de lidar com tais informações.

Implementação de um Sistema de Gestão bem sucedida

  • Planejamento detalhado

Como discutido no último tópico, a primeira etapa na implementação de um Sistema de Gestão é o estudo do próprio negócio, considerando suas demandas e objetivos. Essa é a forma de evitar o aparecimento de questões geradas por falta de um planejamento bem feito por parte da empresa e da equipe que lidará com o sistema.

  • Treinamento prévio

É de extrema importância que os funcionários que trabalharão com o sistema estejam em total compreensão sobre suas funcionalidades, para isso, é necessário que sejam capacitados previamente, evitando, assim, problemas futuros relacionados ao não entendimento dos processos do Sistema de Gestão. 

  • Testes rigorosos antes da implementação completa

Antes da implementação completa do sistema em seu negócio, é essencial que este passe por testes rigorosos para a comprovação da boa qualidade de suas funcionalidades, para que assim, sua utilidade seja garantida e que sua utilização não se torne uma perda de tempo e recursos.

Para uma boa implementação de um Sistema de Gestão, deve-se garantir que a equipe que irá lidar com ele esteja bem familiarizada com o assunto, além de familiarizada com suas funcionalidades. Além deste blog, existem diversos conteúdos online que explicam a fundo dentro deste assunto. Uma equipe, que não conhece o programa com que irá trabalhar, se torna lenta e perde tempo com problemas simples que seriam facilmente resolvidos por funcionários capacitados…

Outro ponto importante para uma boa adaptação da empresa com a nova ferramenta é manter um suporte contínuo e ativo. Esse apoio é necessário para resolver questões complexas que podem surgir no processo de implementação e pós-implementação do Sistema de Gestão. Dessa maneira, é garantida a otimização contínua do sistema.

Otimizando resultados com um Sistema de Gestão

Muitas tarefas manuais repetitivas, que acabam demandando uma quantidade de tempo desnecessária, são capazes de serem automatizadas com um Sistema de Gestão eficiente. Os erros são minimizados na realização destas tarefas e, além disso, a alocação de funcionários e estagiários pode ser evitada, economizando assim, tempo e dinheiro.

Melhoria da Eficiência e Produtividade

O acesso rápido a informações e a presença de processos simplificados resultam em operações mais eficientes e uma maior produtividade em sua empresa, possibilitando assim, alavancar cada vez mais seu negócio.

Análise de Dados e Tomada de Decisões Estratégicas

A utilização eficiente de um Sistema de Gestão aumenta a capacidade analítica dentro de uma empresa. A compreensão dos dados é facilitada e, consequentemente, a obtenção de insights valiosos sobre sua empresa se torna mais fácil e rápida.

Casos de sucesso de empresas

Coca-Cola

A Coca-Cola, conhecida mundialmente por seu refrigerante de cola, implementou o SAP ERP para otimizar sua produção e distribuição de cargas. Seu Sistema de Gestão possibilitou um melhor controle de seu estoque e uma grande redução de custos operacionais.

Amazon

A Amazon, mundialmente famosa por sua liderança no mercado de comércio online, utiliza o Salesforce como seu CRM. Tal ferramenta permite que a empresa seja capaz de personalizar a experiência do usuário, entregando recomendações personalizadas e auxiliando no suporte ao cliente.

Netflix

A Netflix, uma das precursoras das plataformas de streaming conhecidas atualmente, utiliza o Tableau como sua ferramenta de BI. Isso permitiu à Netflix compreender melhor o comportamento do usuário dentro de sua plataforma. Além disso, assim como a Amazon, a implementação deste BI permitiu o fornecimento de recomendações personalizadas ao cliente e direcionou as decisões estratégicas na escolha de produção de seus títulos originais.

Conclusão

Em suma, a implementação e o uso efetivo de um Sistema de Gestão são passos essenciais para impulsionar o sucesso de empresas de médio e pequeno porte, principalmente. Ao otimizar processos, melhorar a eficiência e capacitar a tomada de decisões baseadas em dados atualizados e acurados, as empresas podem alcançar resultados notáveis, evitando erros comuns de negócios que contam somente com a capacidade humana de gestão.

Entre em contato conosco

Se você está pronto para transformar a gestão da sua empresa, entre em contato conosco! Estaremos prontos para te ajudar no melhor entendimento sobre como implementar um Sistema de Gestão personalizado para as suas necessidades específicas. Estamos aqui para ajudar a trilhar seu caminho para o sucesso do seu negócio.

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Somos uma empresa júnior, da Universidade Federal do Rio de Janeiro, de acordo com a Lei 13.267/2016, e realizamos projetos de consultoria em engenharia. 

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