No início do século XX, já existia a necessidade de melhorar os projetos realizados pelas grandes indústrias.
Porém, não existia nenhum sistema específico de planejamento dos processos específico, e as organizações conheciam os detalhes e trabalhavam em cima deles apenas durante a fase tida como principal: a de execução.
Mas, como os resultados desse tipo de planejamento eram bastante imprevisíveis e com maiores probabilidades de falhas, iniciou-se uma busca pela melhoria, até chegarmos em uma ferramenta popularmente conhecida atualmente: o ciclo PDCA.
Desenvolvido por Walter Andrew Shewhart e popularizado por Willian E. Deming, o ciclo PDCA possui como objetivo oferecer a melhoria contínua de qualquer projeto ao qual ele seja aplicado.
O que é o ciclo PDCA?
O PDCA é um método de gerenciamento de projetos que possui como objetivo controlar e melhorar produtos e processos de forma contínua, entendendo os pontos fortes e fracos e os utilizando em favor da organização.
O ciclo é dividido em quatro etapas, sendo elas:
- Plan: Planejar;
- Do: Executar;
- Check: Checar;
- Act: Agir;
O fator principal desse processo se baseia na repetição. A ferramenta é aplicada de forma sucessiva nos processos de forma a encontrar a melhor maneira de realizar as atividades.
Por isso, o planejamento do processo, a padronização das atividades, a documentação e as medições são primordiais para o sucesso do seu funcionamento.
Como usar o PDCA na sua empresa?
Conforme apresentado, o ciclo PDCA possui quatro etapas a serem seguidas para que sua implementação seja efetiva.
São elas:
1. Planeje seu projeto
O planejamento do projeto é a base para melhorar os resultados de qualquer organização. É com base nele que todos os passos a seguir serão definidos.
Portanto, caso ele não seja realizado de forma correta e sem fazer as perguntas certas, mais a frente será perceptível que as soluções encontradas não serão eficazes para a solução do problema.
Ele se baseia em quatro fases, que seguem a seguinte ordem:
1. Identificação do problema
Aqui o objetivo é definir exatamente quais são os problemas que estão impactando no processo e precisam ser solucionados de forma a estabelecer as atitudes a serem tomadas.
Para isso, deve-se realizar tarefas como definir o problema, buscar entender o histórico dele através de informações, levantar as perdas causadas por ele e os ganhos obtidos com o processo em si e identificar os principais problemas que eles estão gerando.2. Análise do fenômeno
O segundo passo a ser tomado é buscar entender quais são as características do problema de forma ampla, através da observação do local e do preparo dos documentos que irão ajudar a guiar as etapas posteriores.
O objetivo dessa segunda etapa é focado em entender o comportamento do problema por meio de documentos que facilitem o entendimento.3. Análise do processo
O foco dessa etapa é simples: desmascarar a causa raiz do problema.
Para isso, deve-se concentrar todos os esforços no filtro das prováveis influências negativas do processo.
Por isso, é uma boa ideia ouvir todos os colaboradores envolvidos no processo de forma que cada um deles consiga apresentar seus pontos de vista a partir do brainstorm.4. Plano de ação
Para finalizar, deve-se elaborar os planos de ação para a melhoria do processo com base na resolução dos problemas encontrados anteriormente, bloqueando as causas através de estratégias.
2. Parta para a Execução (mãos a obra)
Com o plano de ação em mãos, já podemos partir para a fase em que resultados são gerados e tudo entra em funcionamento!
Para que isso aconteça de forma efetiva, o primeiro passo a ser tomado é o de divulgação do plano de ação para todos os colaboradores que participam de forma efetiva do processo, de forma que exista um alinhamento entre as áreas.
Além disso, deve-se realizar treinamentos para garantir que a implantação seja bem feita.
Algumas dicas são:
- Programe bem os treinamentos para que todos os participantes necessários consigam participar;
- Distribua as tarefas da execução de forma clara;
- Registre todos os resultados obtidos, positivos ou negativos;
- Acompanhe os colaboradores responsáveis pela execução e ouça suas opiniões.
3. Verifique se está tudo OK
No check, terceira etapa do PDCA, deve-se realizar a verificação de todos os resultados obtidos durante a execução, de forma a analisar se as modificações estão sendo realizadas de forma coerente.
É importante:
- Verificar todos os resultados obtidos, de forma que nada os mascare e atrapalhe as análises;
- Comparar os resultados obtidos com os anteriores;
- Certificar-se que todas as ações foram implementadas.
4. Hora de Agir
Todas as ações foram validadas? Ótimo.
Isso significa que os processos que apresentaram bons resultados devem ser padronizados, e os que ainda não obtiveram sucesso precisam retornar ao ciclo novamente.
Como o próprio nome diz, o PDCA funciona como um ciclo de melhoria, então sempre vão haver problemas a serem solucionados que devem ser explorados.
Desenvolva ações corretivas para esses pontos encontrados, e siga o ciclo.
Quais são os erros mais comuns na aplicação do PDCA?
O PDCA é uma ferramenta que exige muita dedicação, e quando isso não ocorre durante as fases, vários erros podem ser gerados e devem ser evitados, como:
– Falta de fundamentação para os problemas encontrados;
– Análise incompleta do cenário atual da organização;
– Realização de registros incompletos;
– Falta de treinamento aos funcionários;
– Tomada de medidas sem precisão;
– Padronização incorreta.
Quais os cuidados a serem tomados para que os erros não ocorram?
– Dedique-se bastante a fase de planejamento, ela é a base do gerenciamento para a melhoria dos resultados da sua empresa;
– Só passe para a fase 2 (DO – FAZER) depois que todos os detalhes do planejamento estiverem certificados;
– Caso ocorram muitas repetições na fase de agir, identifique os problemas que os estão causando, retorne para a fase 1 e refaça todo o planejamento;
– Evite pular fases ou não se dedicar plenamente em cada uma das etapas.
Conclusão
O ciclo PDCA é uma das ferramentas clássicas da administração, porém sua eficácia é vista e comprovada até hoje.
Porém, o mal uso dela pode não mostrar todo seu potencial.
Portanto, sempre que estiver com dúvidas, estamos disponíveis para te ajudar com seus problemas operacionais.
Comments (0)