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Entendendo a dor do cliente

A VEZPA é uma rede de food service que possui lojas próprias e franquias e que busca sempre melhorar as operações em suas unidades. Com o crescimento que teve recentemente e as novas demandas impostas pela pandemia, surgiu a necessidade de implementação de um novo sistema de ERP (sigla, em inglês, para Sistema Integrado de Gestão Empresarial), pois o que estava sendo utilizado não possuía grande parte das funcionalidades consideradas importantes para a empresa. 

O software que possuíam tinha falhas na gestão e armazenamento de dados, além de problemas com a integração com aplicativos de delivery. Com isso, o CEO da marca buscou a Fluxo Consultoria para encontrar e implementar um novo sistema para as lojas.

A solução

A primeira etapa do projeto foi mapear as principais operações que ocorriam nas franquias e entender o que cada uma delas necessitava em termos de funcionalidades do software. Assim, foram analisados os processos de vendas, de controle gerencial, de estocagem e, por fim, de análise de dados. Com isso, foi possível entender melhor em que pontos o sistema utilizado deixava a desejar e quais funcionalidades o novo sistema precisaria apresentar para permitir uma operação de loja otimizada. 

Em seguida, foi iniciada a busca por um novo sistema, etapa na qual os consultores focaram em achar as principais empresas de ERP do ramo alimentício disponíveis no mercado e realizar contato com elas para descobrirem se atenderiam à demanda do cliente.

No processo de análise de fornecedores, notou-se que nenhuma empresa de ERP possuía a forma ideal de extração e tratamento de dados gerados pelo sistema. Dessa forma, em paralelo às reuniões com as empresas, foram procuradas ferramentas de RPA (robot process automatization) que complementassem o software escolhido.

Depois que o sistema foi escolhido e contratado, foi feita a implementação de dados no sistema para que ele já estivesse totalmente funcional quando fosse iniciada a sua utilização nas lojas. Esta etapa consistiu em:

– Fazer o cadastro de estoque, dos produtos e de suas fichas técnicas;

– Ligar os produtos cadastrados no sistema com os cadastrados nas plataformas de venda online;

– Realizar os cadastros da parte financeira (banco, cartões, divisões de grupos, cadastro fiscal dos produtos);

– Criar simulações de vendas para conferir todo o trabalho realizado.

Quando tudo estava finalizado e o sistema pronto para ser utilizado, ele foi instalado nas lojas dando início à última etapa do projeto, que consistia em treinar os funcionários para o uso do novo ERP.

Para isto a equipe foi à loja durante dois dias para auxiliar os funcionários a utilizarem o software. Ademais, analisaram durante sua permanência na loja os erros do sistema e os resolveram. Além disso, foram elaborados vídeos de treinamento e um teste sobre o sistema, para que a VEZPA verifique os conhecimentos de seus funcionários e entenda se os treinamentos foram eficazes.

Resultados

Ao fim do projeto, a VEZPA obteve um ERP SAS (system as service, sistema que funciona em nuvem, sem ser ligado a um computador específico) estruturado e que atende bem às demandas da rede. Além disso, adquiriu os vídeos de treinamento que podem ser utilizados para capacitar todos os funcionários da rede e um teste para conferir se estão, de fato, aptos a utilizarem o sistema. Por fim, receberam um estudo das possíveis ferramentas de análise de dados e um documento com as propostas das empresas de RPA.

Gerente: Manuela Da Silveira Barreto

Consultores: Victor Diniz Apolinário De Carvalho e Gabriel Leal Dos Santos

Cliente: Vezpa

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