Matriz GUT: aprenda como priorizar os problemas da sua indústria

Dentro de uma empresa, é muito comum que existam sempre dois ou mais problemas acontecendo simultaneamente.

Muitas tarefas a se fazer, pendências a serem resolvidas e, nesses momentos, a dúvida sobre o que fazer primeiro costuma surgir com bastante frequência.

A Matriz GUT que leva em consideração os aspectos de Gravidade, Urgência e Tendência acaba sendo uma alternativa muito interessante para ajudar a tomar essas decisões sobre o que resolver primeiro.

Porém, será que você está usando essa ferramenta da forma correta?

Enquanto gestor, é bem provável que você já tenha se deparado com uma situação em que não foi capaz de fazer várias coisas ao mesmo tempo, e isso é super normal.

Nosso cérebro tende a lidar melhor com a realização de uma tarefa por vez.

Fora isso, ainda temos de levar em conta a ordem de preferência de resolução das adversidades.

A ferramenta em questão ajuda bastante nesse sentido, ordenando-as e ajudando a resolvê-las de maneira mais rápida.

Já que, sabendo o que fazer primeiro, você não só evita distrações, como evita também que um pequeno problema se transforme em maiores dores de cabeça.

Quer aprender a priorizar os problemas da sua empresa com a Matriz GUT da maneira correta? Então continue lendo.

O que você vai aprender neste conteúdo:

• O que é a Matriz GUT?
• Qual é o objetivo?
• Quais são as vantagens da Matriz GUT?
• Como aplicar uma Matriz GUT?
• Quais os principais limitantes da ferramenta?
• Conclusão

O que é a Matriz GUT?

A matriz GUT é uma ferramenta de prioridades que classifica os problemas de acordo com os seguintes aspectos: gravidade, urgência e tendência.

A ideia principal é conseguir definir o que resolver primeiro de acordo com a quantificação desses critérios de acordo com os problemas.

Qual é o objetivo?

O principal objetivo dessa ferramenta é apontar, por meio de uma metodologia quantitativa e lógica, o que deve ser feito prioritariamente entre uma série de problemas.

Bem como determinar a sequência adequada para resolução desses problemas.

Essa ferramenta pode ser utilizada tanto em seu ambiente de trabalho, quanto na sua vida pessoal, já que os problemas e a necessidade de uma boa gestão do tempo são comuns às duas esferas (profissional e pessoal).

Quais são as vantagens da Matriz GUT?

Esse recurso é extremamente prático e pode ser facilmente utilizado em qualquer contexto.

A única exigência é a de que se conheça os processos em questão para poder avaliar os itens corretamente.

Além disso, é barato, já que você não precisa de nada mais que papel e caneta para desenhar essa matriz, que também pode ser feita em outros espaços como quadros, planilhas, etc.

Quando bem aplicada, os problemas mais graves tendem a diminuir cada vez mais e até mesmo pode torná-los mais previsíveis.

Ademais, ela é de grande valia na ajuda de tomadas de decisões importantes e estratégicas na empresa.

Como aplicar uma Matriz GUT?

Para elaborar uma matriz desse tipo, você precisa definir uma escala (geralmente usa-se 1 a 5) e atribuir um valor de acordo com cada um dos critérios:

Gravidade

Aqui deve-se olhar para os prejuízos ou danos que a não resolução do problema pode acarretar.

Qual o grau de impacto que esse problema pode causar caso não seja solucionado?

Os seus clientes serão prejudicados? Sua marca será impactada negativamente?

E nesse caso, quanto mais grave o problema, maior deverá ser a pontuação atribuída a ele, conforme o esquema abaixo:

• 1 ponto: sem gravidade;
• 2 pontos: moderadamente grave;
• 3 pontos: grave;
• 4 pontos: bastante grave;
• 5 pontos: gravíssimo (altos riscos envolvidos);

Urgência

Aqui você deve se perguntar o quão rápido o problema precisa ser resolvido.

Nesse ponto é bem comum que levemos em consideração os prazos de entrega envolvidos no problema, por exemplo, e quanto menos tempo faltar para a chegada desse prazo, maior será a pontuação atribuída.

E quando não houver prazos envolvidos, você pode considerar outros aspectos como há quanto tempo aquilo está sendo adiado ou há quanto tempo alguém espera por aquilo.

Ou seja, usamos 1 para problemas não tão urgentes e 5 para problemas cujo prazo já esteja muito próximo ou até mesmo expirado, sendo:

• 1 ponto: pode esperar (sem data para ser resolvido);
• 2 pontos: sem muita urgência;
• 3 pontos: urgente;
• 4 pontos: muito urgente;
• 5 pontos: extremamente urgente (necessita de resolução imediata);

Tendência

Esse é o último aspecto, o qual leva em consideração a tendência do problema se agravar com o tempo.

E quanto maiores forem as chances do problema piorar, maior será a pontuação.

Por sua vez, as pontuações devem seguir aproximadamente a seguinte lógica:

• 1 ponto: sem efeito algum;
• 2 pontos: pode gerar consequências negativas a longo prazo;
• 3 pontos: pode gerar consequências negativas a médio prazo;
• 4 pontos: risco de gerar consequências negativas a curto prazo;
• 5 pontos: risco de gerar consequências negativas em curtíssimo prazo;

Quando as pontuações forem definidas, as notas devem ser multiplicadas para que o grau crítico seja encontrado.

A partir disso, deve-se organizar a ordem de prioridade seguindo a lógica da maior pontuação para a menor.

O primeiro passo é listar os problemas a serem resolvidos na sua empresa (ou vida pessoal).

Para exemplificar, utilizaremos uma série de problemas que podem ocorrer em organizações:

• Portão da entrada quebrado;
• Contratação de funcionário para recepção;
• Compra de Equipamentos de Proteção Individual para novos funcionários;
• Troca de lâmpada do banheiro;

Depois, você deve organizá-los e atribuir suas respectivas pontuações.

O último passo é fazer a multiplicação desses valores e encontrar um grau crítico para cada um dos problemas.

Dessa forma, teremos uma sequência de atividades estabelecidas de maneira lógica e com menos riscos de priorizarmos o menos importante.

Quais os principais limitantes da ferramenta?

A principal limitação  da ferramenta é  o fato dela focar exclusivamente nos fatores gravidade, urgência e tendência, não levando em consideração outras variáveis.

Por isso, recomendamos que você também utilize outras ferramentas de gestão como:

• Ciclo PDCA;
• Diagrama de Pareto;
• Diagrama de Ishikawa;

Entre outras até mesmo para auxiliar na própria listagem de problemas e evitar que algum deles seja esquecido.

Outro fator a ser levado em consideração é que a ferramenta não possui foco na resolução do problema, tornando o 5W2H outro bom auxílio para uma gestão mais completa e para ajudar na elaboração de planos de ação a serem cumpridos.

Conclusão

Por fim, mesmo que a Matriz GUT seja uma excelente ferramenta, conforme demonstrado, é válido enfatizar que ela sozinha não garante a solução dos problemas sem as ações necessárias para isso.

Por isso, busque sempre definir planos de ações sólidos e claros para que as soluções sejam aplicadas e os problema resolvidos.